Описание проекта
С командой Первого Бита Сеченовский университет работает уже более 10 лет. Поэтому с очередной задачей руководство вуза обратилось в Первый Бит. Сеченовскому университету требовалось перевести решение студенческих вопросов в Online-режим и создать службу единого окна, с помощью которой студенты смогут получить необходимые справки, заключить договор на обучение и т.д., а сотрудники деканатов освободятся от решения рутинных вопросов.Команда Первого Бита успешно выполнила проект. Созданный студенческий Многофункциональный центр Сеченовского университета решает целый ряд важных задач: отсутствие очередей, сокращение сроков получения услуг, прозрачность процесса, возможность получения квалифицированной экспертной помощи в любых жизненных ситуациях. «Окна» со специалистами всегда готовы помочь и проконсультировать студентов. Раньше, чтобы решить определенные проблемы, связанные различными аспектами обучения, студенты приходили к методистам курсов. Теперь не надо посещать деканаты. По любому вопросу можно обратиться в Многофункциональный центр. Записаться в Сеченовский Многофункциональный центр можно через личный кабинет обучающегося или на стойке регистрации обучающийся получает талон в нужное окно. Свою очередь можно отслеживать на электронных экранах. Через личный кабинет можно подать заявление на определенную услугу, а в МФЦ останется лишь прийти и получить оригинал документа. Вопросы, которые невозможно решить через личный кабинет студента, обрабатываются в МФЦ при личном обращении студента.
Через личный кабинет студента решаются следующие вопросы:
- Прием от обучающихся заявлений о восстановлении, переводе из другого вуза, отчислении, индивидуальном переводе, на академический отпуск, на повышенную стипендию, материальную помощь, выдачу академической справки, справки об обучении, на выдачу дубликата диплома.
- Фиксация сведений о выборе обучающимся дисциплины по выбору, факультативных дисциплин.
- Оповещение обучающихся при изменениях в расписании.
- Сбор с обучающихся сведений о СНИЛС.
- Информирование обучающихся о расписании занятий, сессии.
- Сбор контактных данных обучающихся (Email, телефон, адрес проживания, адрес прописки, паспортные данные) при их изменении.
- Создание ведомостей согласно расписанию сессии, а также пересдачи видны обучающемуся в личном кабинете.
- Все ведомости доступны кафедрам в личном кабинете кафедры/преподавателя (ЛКП) для того, чтобы распечатать. В ЛКП доступны журналы посещаемости для отметки посещений.
- Внесение оценок в учетную систему. Преподаватели вносят оценки по аттестационным ведомостям в ЛКП.
- Внесение в учетную систему успеваемости ГИА. Секретарь комиссии ГАК вносит данные ГИА в ЛКП.
- Формирование листа согласования диплома для каждого обучающегося. Листы согласования, как и ведомости, могут быть сформированы на обучающихся автоматически, когда наступит строк их формирования.
- Ознакомление обучающегося с листом согласования диплома. Лист согласования в pdf формате может быть скачан обучающимся в ЛКО.
- Предоставление обучающемуся доступ к информационным ресурсам вуза. Доступ к информационным ресурсам вуза можно организовать через единую точку входа ЛКО со сквозной авторизацией.
- Предоставление РПД в учебное управление (через ЛКП) и обучающимся. Все РПД доступны учебному управлению и обучающимся в ЛКО.
- В ЛКП кафедрам доступен текущий состав преподавателей. Данные автоматически поступают из ЗКГУ.
- Передача сведений о назначенных преподавателях на учебную нагрузку в учебное управление и расписание из ЛКП. Нужная информация попадает в подразделения автоматически.
- Информирование деканатов о том, сколько обучающихся кафедра готова принять на дисциплину по выбору или факультативную дисциплину. Введенные сведения автоматически учитываются в ЛКО как ограничения количества свободных мест на дисциплины при записи на них обучающихся.
- Журналы посещаемости создаются автоматически на основе расписания занятий, что позволяет старостам больше не носить журнал в бумажном виде. Все журналы доступны кафедрам в ЛКП.
- Оповещение обучающихся о датах ГИА в ЛКО.
- Сдача кафедрой ведомости ГИА в деканат. Все оценки вносятся преподавателями сразу в ведомость.
- Расписание кафедры, преподавателя доступно преподавателям в их личных кабинетах.
- Выгрузка расписания на сайт университета выполняется автоматически.
- Прием заявлений от обучающихся на выписку из учебного плана, предоставление сведений об образовательной программе.
- Сбор с обучающихся призывных свидетельств, сведений о приписке к военкоматам.
- Прием от обучающихся заявлений на выдачу справок обучающимся в военкоматы, печать справок.
- Любая выданная справка/выписка в МФЦ сканируется и доступна обучающемуся в ЛКО для ознакомления/печати (копии).
- Заведение читательской карточки для каждого обучающегося. Данные из учетной системы с обучающимися автоматически поступают в решение «1С:Библиотека» и формируют необходимые читательские карточки.
- Студенты и сотрудники Сеченовского университета теперь экономят время на получение различных услуг. В МФЦ университета работает 30 человек. На получение каждой услуги в среднем уходит 10 минут. За день в Сеченовском Многофункциональном центре услуги получают более 115 человек.
Доступные услуги в МФЦ Сеченовского университета:
- Прием от обучающихся заявления о восстановлении, переводе из другого вуза, отчислении, индивидуальном переводе, на академический отпуск, на повышенную академическую стипендию, социальную стипендию, материальную помощь, выдачу академической справки, справки об обучении, дубликата диплома, о внесении изменений в учетные документы, о переводе в другую группу, о переводе на бюджет, заявки на общежитие, сведения о вакцинации, об отсутствии на учебных занятиях по уважительной причине, выписок из приказов.
- Подготовка приказов о восстановлении, переводе, индивидуальном переводе, отчислении, о предоставлении академического отпуска, стипендиальных приказов, справок об обучении, академических справок, фиксация согласия с содержанием диплома (ознакомление).
- Выдача обучающимся справок об обучении, выписок из приказов.
- Выдача дипломов.
- Сбор с обучающихся согласия на предоставление персональных данных.
- Сбор с обучающихся сведений о СНИЛС.
- Прием заявлений на выдачу справок об уплаченных суммах, выдача таких справок.
- Прием заявлений от обучающихся на выписку из учебного плана, предоставление сведений об образовательной программе. Подготовка и выдача выписок.
- Прием от обучающихся призывных свидетельств, сведений о приписке в военкомат, внесение информации в учетную систему.
- Прием от обучающихся заявлений на выдачу справок обучающимся в военкоматы, печать справок в военкоматы.
- Заявление на визу для иностранных граждан.
Благодаря проведенной цифровизации с командой Первого Бита мы достигли невероятных результатов. Сеченовский университет смог сократить трудозатраты сотрудников деканатов, а созданный университетский Многофункциональный центр позволил нашим студентам Сеченовского университета и преподавателям оперативно получать все необходимые документы и справки в одном месте, не теряя время на бюрократические вопросы.
Максим Холопов, Директор центра информационных технологий Сеченовского университета
