15 популярных вопросов про RPA — роботизацию задач, которые никто не любит делать

Отвечает Даниил Морозенко, руководитель направления RPA и Александр Князев, директор Центра корпоративных клиентов компании «Первый бит» — в материале для РБК Pro.

RPA — это когда роботы-программы выполняют рутинные процессы: выписывают справки, делают отчеты, обрабатывают транзакции. Компании, которые внедрили таких роботов, обычно говорят, что они делают всё быстрее людей, не ошибаются и экономят деньги.

Ведущие российские деловые СМИ начали упоминать RPA только с начала 2018 года, а статья русскоязычной «Википедии» про RPA — до сих пор ужас-ужас. Поэтому логично, что недостаточная информированность топ-менеджеров называется одной из главных причин, препятствующих роботизации процессов.

Мы решили помочь руководителям разобраться в RPA. Для этого собрали вопросы, которые часто задают компаниям, которые разрабатывают и внедряют роботов, в том числе нам. Стараемся отвечать коротко и не как роботы.

1. Когда появилась RPA?

Если говорить про аббревиатуру RPA (Robotic process automation), считается, что ее в 2012 году придумала британская компания Blue Prism, один из пионеров-разработчиков софта для роботизации процессов. Сама технология в сыром виде появилась в начале нулевых, но массово её внедрять начали в западных компаниях примерно с 2015 года, когда она созрела. В России всё началось на два-три года позже.

2. Кто делает ПО для роботизации?

Таких компаний много. Они называются вендорами, а их главный продукт — платформой. То есть говорят: «Компания роботизировала свои бизнес-процессы на платформе Blue Prism».

Сейчас большая четверка вендоров в мире — это UiPath, Automation Anywhere, Blue Prism и NICE. По итогам 2018 года у них было 42% рынка. Активнее других себя ведет компания UiPath, которая выросла из бухарестского стартапа, основанного в 2005 году. Она привлекает инвестиции по 100 миллионов долларов и выросла за 2018 год на 630%.

3. Мы хотим российскую платформу, есть такие?

Есть. В середине 2018 года появилась платформа Robin, потом — electroNeek и PIX. С точки зрения возможностей и удобства они не дотягивают до глобальных лидеров, хотя и быстро совершенствуются. Зато уже сейчас у них есть два преимущества: они дешевле и лучше справляются с документами на русском языке.

4. На каких RPA-платформах работают российские компании?

Если судить по кейсам компаний, кажется, что роботизацию чаще всего доверяют платформам UiPath и Blue Prism. С UiPath работают в X5 Retail Group, ВТБ, Сбербанке, «Росгосстрахе» и Ozon.ru. С Blue Prism — в «Альфа-Банке» и «ВымпелКоме». Некоторые компании выбрали российские платформы, например, «Первая грузовая компания» — платформу Robin. У кого-то, как у банка «Точка», вообще самописные роботы.

В базе практик RPA тоже можно узнать, у кого какая платформа. Еще лайфхак — посмотреть вакансии со словом «RPA». Выяснится, например, что у «МТС» минимум две платформы: UiPath и Blue Prism.

5. Как выглядит робот?

Это программа, которая имитирует действия сотрудника: она как будто кликает мышкой на файлы, переносит данные в Excel, открывает почту, нажимает «отправить» и так далее. Фактически это и есть сотрудник, только виртуальный: у него виртуальное рабочее место и своя учетная запись.

Обычно робот находится на удаленном сервере, но можно разместить его на компьютере сотрудника. Когда роботов и процессов много (допустим, двадцать), требуется «оркестратор» или «мастер». Это программа-начальник, которая как бы дает задание каждому линейному роботу: «Сначала ты делаешь этот процесс с 08:00 до 10:00, потом вот этот до 23:00».

6. С какими процессами работает робот?

С такими, которые выглядят как повторяющаяся последовательность действий. Обычно её рисуют в виде блок-схемы. Чем больше исключений в этой схеме, тем бесполезнее робот: он будет часто отправлять разработчику сообщение о проблеме, и его придется постоянно «подкручивать» вручную.

7. Можно примеры — что делает робот?

Робот помогает бухгалтерии, отделу HR, закупок, логистики и другим отделам, собирающим и обрабатывающим информацию. В HR-отделе робот заказывает пропуска, регистрирует электронные больничные и выдает справки вроде 2-НДФЛ. На сайте госзакупок ищет тендеры, размещает первичную документацию, проверяет исполнение договоров. Здесь робот справляется в 10–15 раз быстрее человека.

Любимая «еда» роботов в бухгалтерии — акты сверок. Робот делает за две минуты то, что человек — за три-четыре часа.

Роботы умеют управлять заказами. В России этим пользуются в основном фармацевтические и нефтяные компании. Например, робот «видит» по учетной системе, что в магазине осталось меньше 20 упаковок моторного масла. Он отправляет запрос на склад, заказывает 10 упаковок. На складе робот «видит», что здесь меньше минимального запаса и отправляет заказ на завод. Ну и потом подключается робот на заводе. Заявки может визировать как человек, так и робот.

8. Какие процессы лучше не доверять роботу?

Каждая компания решает сама. Хотя робот почти никогда не ошибается, шаблонные процессы на атомной станции, возможно, лучше доверить людям. В банке ВТБ, например, считают, что рискованно доверять роботу проведение платежей. Там всё, что нужно для подготовки транзакции, делает робот, а финальную команду отдает человек.

9. RPA — это ИИ?

Нет. ИИ имитирует интеллект сотрудника, а робот — всего лишь руки. Поэтому роботов не очень правильно использовать в продажах: они не умеют отвечать на неожиданные вопросы клиентов и проявлять эмпатию.

При этом RPA развивается в сторону «интеллектуализации». Вендоры подключают к платформам решения для распознавания и анализа текста и изображений (технологии OCR, ML). С ними робот обходит хитроумную капчу на сайте и исправляет некоторые ошибки в документах. Одни вендоры, такие как Kofax, разрабатывают собственные решения, другие используют сторонние разработки. Например, UiPath подключает продукты ABBYY.

10. Какая разница между роботизацией и автоматизацией?

Автоматизация «врезается» в ИТ-инфраструктуру компании, а классическая роботизация нет: не нужно интегрироваться по API, писать миллионы строк кода.

Порой роботизацию называют «малой автоматизацией», подразумевая, что она затрагивает отдельные небольшие процессы. И еще — потому что RPA быстрее и дешевле автоматизации. Некоторые процессы можно роботизировать за две-три недели.

11. Когда роботизация круче автоматизации?

Скажем так: есть случаи, когда поможет только роботизация. Бывают закрытое ПО, с которым не получится интегрироваться ради ускорения работы — например, сайт госзакупок. Здесь поможет робот.

Или, допустим, у банка громоздкая система 1999 года, которая держится на сотнях «подпорок». По-хорошему, ее надо менять, но это стоит сотни миллионов рублей, может привести к коллапсу да и просто страшно. Здесь тоже выручит роботизация.

Или такой пример: у российского филиала немецкой компании иностранный софт, с которым головной офис запрещает что-то делать. Выручит RPA: фактически у русских просто появится очень продуктивный сотрудник, правда, виртуальный.

Иногда роботизация — это репетиция дорогой автоматизации. Допустим, в компании появился новый бизнес-процесс, который надо интегрировать в систему (автоматизировать). При этом неясно, какие перспективы у этого процесса. Тогда робот симулирует автоматизацию процесса без интеграции. Если проверка с роботом прошла успешно, можно запускать автоматизацию и быть уверенным, что деньги не потратят зря, а процесс не навредит системе компании.

12. Когда нет смысла в роботизации?

Когда процессы невозможно представить как повторяющиеся сценарии. А еще когда шаблонные процессы происходят редко, например, раз в квартал — робот просто не окупит себя. Ну или можно набрать 10 редких процессов и «повесить» на одну лицензию. Чтобы роботизация имела хоть какой-то смысл, процесс должен занимать примерно 15 человеко-часов в неделю.

13. Сколько стоит внедрить RPA?

Если учитывать только стоимость лицензий, порог вхождения — 150–200 тысяч рублей. Столько стоит годовая лицензия российских вендоров. Многие вендоры называют стоимость только по запросу и дают хорошие скидки тем, кто покупает лицензии на два–три года.

Клиенты UiPath платят за годовую лицензию со студией, где разработчик пишет алгоритм для робота, 4 200 евро (около 300 000 рублей). Если понадобится «оркестратор», придется платить еще примерно 20 000 евро в год, но это редкость в российских проектах.

14. Правда, что для RPA не нужны программисты?

С простыми процессами вроде поиска резюме не нужны, даже за платформу не обязательно платить — у некоторых вендоров есть такая опция. Но для серьезной роботизации нужна программистская логика, знание языков вроде Python и Java. Чтобы выявить процессы, пригодные для роботизации и привести к блок-схемам, не обойтись без аналитика RPA. Иногда аналитик и разработчик RPA — один человек.

Часто в крупных компаниях появляется Центр компетенций RPA — здесь объединяются все специалисты, занимающиеся роботами. Средний бизнес обычно пользуется консультантами на аутсорсинге: так выгоднее.

15. Можно уволить всю бухгалтерию с RPA? А половину эйчаров?

Лучше отказаться от слова «уволить» при роботизации. Хотя бы потому, что сотрудники, которых собираются уволить, устраивают саботаж: они специально так «ошибаются» в документах, что робот не распознает их. Роботизация превращается в мучение и приносит больше вреда, чем пользы.

В вакансии «Аналитик RPA» одна телекоммуникационная компания, работающая в России, уточняет, для чего ей RPA: «Высвободить человеческие ресурсы для творческой, интересной и интеллектуальной работы». Вот примерно так и нужно позиционировать RPA внутри любой компании: вы освобождаете людей от задач, которые никто не любит делать.