Внедрение Битрикс24. Кейс компании Первый БИТ

Фархутдинова Вера, руководитель отдела персонала, компания «Первый БИТ»

Компания «Первый БИТ» рассказывает о своем опыте внедрения Битрикс24, продолжая серию статей-кейсов. Напомним, что Первый БИТ-интегратор ИТ-решений для учета и управления и имеет разветвленную филиальную структуру (70 офисов, 42 города, 5 стран). «Нам необходимо было обеспечивать эффективное взаимодействие огромного числа удалённых друг от друга сотрудников.”- говорит Фархутдинова Вера, руководитель отдела персонала, компания «Первый БИТ»

До начала проекта в компании отсутствовала возможность доступа к информации из любой точки, слишком сложным был поиск необходимых данных, не было возможности оперативного донесения информации. Сложность вызывали и такие простые действия, как бронирование переговорной, запись сотрудника на внутренние курсы, тестирование и опросы, информирование о внутренних акциях компании, заказ визиток и много другое.

Для оптимизации собственной работы было решено создать в компании корпоративный портал. Мы приступили к выбору оптимального решения. Критериев выбора было несколько. Но три главных: возможность быстрого изменения под задачи компании, запуск с минимальным участием программистов и дальнейшее легкое администрирование.

В ходе проекта мы рассматривали портал на базе SharePoint, Битрикс24 (на тот момент эта компания являлась нашим стратегическим партнером) и самописное решение. И только Битрикс24 отвечал всем нашим требованиям. Кроме того, он имел демо-версию, на которой мы могли оценить, подходит это решение именно нам или нет.

Началась работа. Изначально мы столкнулись со сложностью, а какую же именно информацию и в каком виде необходимо преподнести сотрудникам, как ее будет удобнее воспринимать. Битрикс24 оставлял право выбора. К верному формату приходили долго, методом проб и ошибок. Разместить хочется много, но восприятие человека ограничено. Пришлось сначала построить прототип с основным функционалом, запустить его, а потом уже дорабатывать в процессе эксплуатации. На первое время стандартного функционала Битрикса нам хватало. Но потом мы стали добавлять свои самописные модули, которые тоже нам были нужны. Такая возможность была зашита в решение изначально.

Т.к. компания большая, то была задача сделать простую регистрацию, чтобы наши сотрудники получали доступ к порталу сразу после оформления на работу, а при увольнении этот доступ автоматически закрывался. Для этих целей мы интегрировали новый инструмент с использовавшейся в компании информационной HR-системой «1С:Зарплата» и управление персоналом», затем с электронной почтой и другими системами компании (вход в них возможен сразу с портала без двойной аутентификации).

Еще одной проблемой было то, как перенаправить активность сотрудников на корппортал. Для этого после запуска мы сделали его единственным источником информации, необходимой для работы. Прежние источники сведений стали недоступными. На портале нам удалось необходимым образом отобразить структуру нашей компании и особенности ее бизнес-процессов. Все сотрудники смогли сразу начать использовать заложенный в него функционал. Для их быстрой адаптации к нововведению мы проводили вебинары, в ходе которых представляли сотрудникам появившиеся у них возможности и давали необходимые разъяснения. Для еще большего вовлечения в жизнь корпортала, мы предоставили больше свободы действий — определенные люди сами могли выкладывать информацию на сайт. Но при этом мы столкнулись с побочным явлением — иногда качество самопубликуемого контента оказывалось низким. Поэтому вскоре эту сферу мы зарегулировали стандартами.

В настоящее время каждый сотрудник нашей компании обращается к корпоративному порталу в среднем раз в день. Показатель вовлечённости персонала в использование сайта (процент сотрудников, использующих по крайней мере четыре из реализованных на сайте инструментов) превышает 60%.

Новый портал позволил нам сократить среднее время, затрачиваемое на поиск ответственного и его контактной информации, более чем в десять раз.

Существенно ускорился поиск необходимых для работы сведений, отныне сосредоточенных в одном месте. За счет этого мы экономим немало времени и усилий руководителей при проведении адаптации новых работников.

Использование возможности объединения специалистов в рабочие группы повысило эффективность их взаимодействия, обучения и генерирования новых идей. Сотрудники из разных отделов, филиалов и даже стран вместе работают над решением общих задач.

Также мы смогли увеличить уровень приятия персоналом корпоративной культуры «Первого БИТа». Помимо донесения до каждого сотрудника ее основных составляющих на это повлияло всеобщее информирование о новостях компании, наших общих успехах, реализация инструментов взаимопомощи через портал.

По собранной статистике в своей работе сотрудники компании сейчас активнее всего используют функционал документооборота (мы разделили всю базу знаний компании по направлениям деятельности). При этом за каждый блок отвечает своя группа ответственных. В каждом направлении принцип размещения информации уникален: свои подразделы, фильтры, уникальный дизайн. Это позволяет делать работу с базой знаний компании не только удобной, но и увлекательной. Активно мы используем работу в группах. Это позволяет объединять сотрудников из разных подразделений, филиалов и даже регионов над работой над единой задачей, проектом. Он-лайн запись на внутренние курсы для сотрудников, бронирование переговорных, планирование собраний и многое другое. А еще среди самых востребованных разделов портала – раздел с продуктами компании и их релизами. Выезжая к клиентам, каждый специалист может скачать с портала свежую версию и презентовать ее.

Особое место в компании уделяется обучению сотрудников. В частности с помощью системы дистанционного обучения, которая позволяет снизить затраты при сохранении качества обучения. Сегодня мы работаем над активным внедрением этой системы во всех офисах компании, с акцентом на обязательном тестировании полученных знаний. Портал нам в этом помогает. На нем выложена абсолютно вся информация в разделе «Мое развитие» – каталог вэбинаров, электронные версии книг, видеозаписи тренингов, мотивационное видео, расписание внутренних курсов, информация о сертификации и аттестации и т.д.

В компании работает внутренняя служба поддержки корпоративного портала, активно собираются и воплощаются в жизнь пожелания по усовершенствованию системы.

Мы растем и развиваемся. А вместе с нами растет и портал. Появляются новые задачи, цели. Все это находит свое отражение на портале – расширяется его функционал, изменяется дизайн. Благо, гибкость и динамичность решения Битрикс24 это позволяет.