Клиент: Бизнес-центр «КазЖол» (ТОО «Фирма «Казжол-Уют»)

«При постоянной работе с большим количеством контрагентов неизбежны потери времени и значительные вложения труда. Расчет арендной платы для арендаторов, а также расчеты компенсирующих платежей и дополнительных услуг делали работу нашего отдела крайне сложной и требовали много времени и сил.

Новое программное обеспечение, установленное компанией «Первый БИТ», существенно облегчило работу специалистов бухгалтерии. Гораздо быстрее и удобнее стало выписывать счета на оплату, счет-фактуры и акты выполненных работ. Работа выполняется на 70% быстрее, чем раньше, а точность и надежность полученных расчетов стали намного выше.

В ближайших планах — доработка программы для автоматической рассылки счетов на оплату. Несомненно, мы поручим эту работу специалистам «Первого БИТа»!»

Эльвира Коркина,
главный бухгалтер БЦ «Казжол»

Информация о заказчике

Бизнес-центр «Казжол» с 1996 года занимается предоставлением в аренду коммерческой недвижимости. Центр располагает площадями в объеме 6000 кв.м. и обладает престижным статусом В+.

Цели и задачи проекта

Целью проекта было создание системы, которая позволила бы оптимизировать работу с арендаторами, автоматизировать и поднять точность расчета арендной платы и других платежей, а также получать оперативную и достоверную информацию о текущем состоянии арендуемых площадей.

Описание проекта

Руководство бизнес-центра испытывало сложности с оперативным учетом аренды площадей и расчетом арендной платы. Для целей учета использовалось неспециализированное программное обеспечение, которое не удовлетворяло в полной мере потребностям компании.

Требовалась система, которая позволила бы упростить ведение учета арендуемых коммерческих площадей, оперативно получать данные о свободных площадях, быстро и точно рассчитывала арендную плату и компенсирующие платежи. Необходимо было также хранить полную информацию об арендаторах и историю работы с каждым контрагентом.

Для решения поставленных задач были привлечены специалисты компании «Первый БИТ». Выбор интегратора был обусловлен наличием программного решения «БИТ.Учет аренды 8 для Казахстана», которое оптимально соответствовало бизнес-задачам центра.

Сотрудники «Первого БИТа» установили и настроили новое программное обеспечение. Групповые обработки документов помогли компании в 2 раза снизить объем работы с документацией, сократив время и трудозатраты на создание документов.

Интерактивный поэтажный план здания и специализированные отчеты позволили оперативно получать наглядную информацию о свободных и занятых помещениях, а также о текущих арендаторах.

Специалисты настроили обмен информации c системой бухгалтерского учета, что дало возможность повысить точность и скорость начисления арендной платы и дополнительных услуг.

Специализированный отчет помогает отследить всю историю работы с каждым арендатором: договоры, арендуемые помещения и взаиморасчеты.

Для сотрудников бизнес-центра было проведено обучение работе в новом программном продукте.

Результаты проекта

• Оперативное получение полной и достоверной информации об арендаторах, занятых и свободных помещениях помогает руководству бизнес-центра принимать взвешенные решения и увеличивать прибыльность компании;
• На 70% ускорилась работа сотрудников бухгалтерии. Точный и оперативный расчет арендной платы и дополнительных услуг помогает исключить ошибки и избежать финансовых потерь;
• В 2 раза снижены трудозатраты на ведение документации;
• Благодаря удобному и наглядному мониторингу занятости помещений ускорено заключение договоров с арендаторами.

Исполнитель проекта:
Первый БИТ, Алматы,

ул. Толе би 187, корпус 2

+7 (727) 266-70-80.

Заказчик проекта:
Бизнес-центр «КазЖол»
(ТОО «Фирма «Казжол-Уют»)

Отрасль:
Недвижимость.

Специфика:
Предоставление в аренду коммерческой недвижимости.

Масштаб деятельности:
Компания предоставляет в аренду более 6000 кв.м. площадей для коммерческих целей.

Штат:
Более 50 чел.

Центральный офис:
г. Алматы.

Бизнес-задачи:
Недвижимость.

Программные продукты:
БИТ.Учет аренды 8 для Казахстана.

Автоматизировано рабочих мест:
5.

Автоматизированные структурные единицы:
Отдел аренды и эксплуатации, отдел администрации, бухгалтерия.

Продолжительность проекта:
1 месяц.