Компании обязаны вести бухгалтерский и налоговый учет, а индивидуальные предприниматели — налоговый учет (от бухгалтерского они освобождены). Но иногда руководителям и собственникам этой информации бывает недостаточно, и они принимают решение о том, чтобы вести и управленческий учет.
На основании управленческого учета можно получить различную информацию о том, насколько успешно работает компания, какие существуют «слабые» места в ее деятельности, с какими контрагентами работать выгоднее, как можно повысить эффективность деятельности. На основании сведений, получаемых через управленческий учет, руководство компании принимает различные управленческие решения, как в оперативном порядке, так и в стратегическом плане.
Управленческий учет позволяет справляться с различными проблемами бизнеса.
Универсальным инструментов для оперативного решения большинства задач вашего бизнеса можно смело назвать программный продукт БИТ.ФИНАНС/Управленческий учет. Функциональность этой системы способна охватить управленческий учет любой организации, независимо от ее размера, сферы деятельности или формы собственности.
БИТ.ФИНАНС/Управленческий учет позволяет в одной системе вести сразу несколько видов управленческого учета, при этом он будет отталкиваться от единых документов. В основу этой методики входят самостоятельные планы счетов (всего их 5), а также уникальные настройки по все хозяйственным операциям.
Проблема 1 — Кассовые разрывы
Под кассовыми разрывами понимается ситуация, когда не хватает денег на осуществление текущих платежей. Например, в строительной компании предусмотрен только небольшой аванс, а основные средства поступают после завершения строительства объекта. Но в процессе необходимо тратить деньги на зарплату, налоги, материалы и т.д. И вдобавок ко всему в строительстве существует проблема — длительность процесса производства, из-за чего деньги поступают через продолжительный период времени.
В этом случае и возникает кассовый разрыв. Собственники бизнеса стремятся контролировать поступление и расход денег, чтобы этот кассовый разрыв не возникал, т.е. денег хватало на текущие расходы до поступления основной оплаты.
Управленческий учет помогает понять, когда может возникнуть кассовый разрыв и как предотвратить эту ситуацию.
Проблема 2 — Бездумный расход авансовых поступлений
Когда деньги поступают по предоплате на расчетный счет компании, их могут тратить на самые разные цели. При этом предприниматели не всегда понимают, когда трата действительно необходима, а когда ее можно перенести на более поздний период.
Деньги расходуются без плана, а затем возникает первая проблема — кассовый разрыв. Средства потрачены на затраты, которые можно было бы и отложить, а текущие расходы нечем покрыть. К тому же, возможна ситуация, когда клиент захочет расторгнуть договор, и тогда нужно вернуть аванс, но деньги уже потрачены.
В такой ситуации предлагается вести учет не только по операциям, но и отгрузке — на основании документов. Если акт или накладная подписаны, то есть некоторая возможность избежать отмены сделки по желанию клиента. И тогда поступившим авансом можно пользоваться, но тратить эти средства обдуманно на действительно важные расходы.
Проблема 3 — Замораживание денег
Иногда возникают ситуации, что денег нет, даже если все сделки выполнены исполнителем и оплачены заказчиком. По сути средства должны быть, но они отсутствуют, хотя по документам прибыль есть.
Причина возникновения такой проблемы заключается в том, что деньги изменили свою форму на неденежную, то есть превратились в запасы сырья, материалов или товаров, которые лежат на складах или зависли в форме дебиторской задолженности и просрочек по оплате.
Чтобы избежать такой неприятной ситуации, нужно своевременно контролировать состояние расчетов с покупателями и желательно работать только по предоплате. Кроме того, требуется отслеживать остатки ТМЦ на складах — они должны быть на том уровне, который необходим для обеспечения бесперебойной работы, но не превышать разумных пределов.
Какая отчетность формируется при управленческом учете?
С целью предупреждения возникновения подобных проблем в управленческом учете формируются следующие виды отчетности:
Отчет о движении денежных средств (ДДС)
Его необходимо заполнять по оплате, а не по отгрузке, т.е. когда деньги поступили, тогда информация и указывается в отчете. При этом в документе отражаются доходы и расходы как по наличным, так и по безналичным расчетам.
Отчет о движении денежных средств, как правило, включает три раздела:
- операционная деятельность — движение денег по основным бизнес-процессам и производству;
- инвестиционная деятельность — движение денег по долгосрочным вложениям, к примеру, по основным фондам (транспорту, зданиям, оборудованию);
- финансовая деятельность — движение денег по кредитам и займам.
Отчет о прибылях и убытках (ОПиУ)
Его необходимо заполнять, наоборот, по отгрузке, а не по оплате, т.е. доходы учитываются при оформлении закрывающих документов, а расходы — по мере их списания. В данном отчете не учитывается, когда именно деньги поступили в компанию или были израсходованы.
С помощью отчета о прибылях и убытках можно сориентироваться, как ведется бизнес в организации. На основе информации в документе рассчитываются многие показатели, например, маржинальность, точка безубыточности, EBITDA.
При этом пользователи обращают внимание на следующие виды прибыли:
- маржинальная — рассчитывается как разность между выручкой и переменными затратами. Она показывает, какова эффективность производства или отдела продаж;
- операционная — рассчитывается как разность между выручкой и суммой переменных и постоянных затрат. Она показывает, какова результативность бизнеса в целом;
- чистая — рассчитывается как прибыль после уплаты всех налогов. Именно она остается в распоряжении собственников;
Управленческий баланс
Его необходимо заполнять на основании стандартного бухгалтерского баланса, который формируется юрлицами. Отчет помогает понять, где находится прибыль компании — в деньгах на счетах и в кассе, в товарах и ТМЦ или в дебиторской задолженности. Кроме того, пользователи могут узнать, на сколько бизнес обеспечен собственными средства, а на сколько — заемными.
Как начать вести управленческий учет?
Сначала рекомендуется заполнять отчет о движении денежных средств, поскольку эта процедура проще остальных и предоставляет много информации для принятия управленческих решений.
Для заполнения отчета нужно:
- определить категории платежей и установить важность контроля конкретных направлений расходования средств. Также требуется понять, на какие сегменты в первую очередь обращать внимание — по направлениям бизнеса (опт или розницу), по отдельным проектам, по сотрудникам;
- своевременно фиксировать платежи каждый день, особенно те, которые проходят в наличной форме;
- регулярно проводить оценку результатов и по итогам месяца составлять подробный отчет. Он позволит анализировать, куда направляются и откуда поступают деньги, что понадобится при развитии бизнеса в дальнейшем.
Для начала формировать отчетность можно в стандартных таблицах Microsoft Excel, а затем — использовать профессиональное ПО, например БИТ.ФИНАНС.
БИТ.ФИНАНС/Управленческий учет позволят устранить рутинность при обработке информации и повысить точность получаемых результатов. Для упрощения учета можно привлечь к составлению отчетов сотрудников, отвечающих за определенные участки работы.
Кроме того, при ведении управленческого учета важным является планирование. Само по себе фиксирование фактов хозяйственной деятельности — это одна сторона учета, но информация должна давать возможность и планировать деятельность компании. При этом план по приходу и расходу денег можно вносить в тот же бюджет движения денежных средств, и тогда информацию по плану и факту можно сравнивать.
Вместе с отчетом о движении денежных средству нужно начать и два других отчета. Для их формирования могут потребоваться дополнительные усилия, но позволят повысить контроль за ситуацией в компании и избежать проблем, описанных выше.
Отчет о прибылях и убытках помогает понять, если ли в действительности прибыль от бизнеса или нет. Если есть, то где она может быть, если по факту денег всегда не хватает. Что касается баланса, то его можно на первоначальном этапе формировать в упрощенном виде, а со временем расширить до полноценной версии. И тогда можно будет рассчитывать и анализировать различные показатели, используемые в планировании деятельности.
Хотите посмотреть, как работает БИТ.ФИНАНС.Управленческий учет вживую? Оформите заявку на тест-драйв и испытайте программу в действии!
