Деятельность любой компании сопряжена с ежедневным оформлением различных документов - бухгалтерских, кадровых, организационных. Каковы сроки их хранения в соответствии с действующим законодательством? Ответы содержатся в Законе "О бухгалтерском учете", Налоговом кодексе, Законе "Об архивном деле", Приказе Росархива.
Сроки хранения бухгалтерской документации
Срок хранения большинства бухгалтерских документов составляет 5 лет. В соответствии со ст. 29 Федерального закона "О бухгалтерском учете" от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ срок отчитывается таким образом:
- по окончании отчетного календарного года - для первичной документации, регистров синтетического и аналитического учета, бухотчетности, заключений по аудиту;
- с года, в котором в последний раз документация применялась для формирования бухотчетности - для документации, на основании которой организуется и ведется бухучет, например, для учетной политики, средств хранения и воспроизведения документов в электронном виде и др.
Важно! Минфин на основании Письма от 13.01.2016 г. № 03-03-06/1/259 разрешает хранить юридически значимые электронные документы без их распечатки на бумаге.
Отдельно необходимо обратить внимание на Приказ Росархива от 20.12.2019 г. № 236, в котором регламентированы отдельные уточняющие моменты по срокам хранения некоторых документов, не указанных в Законе "О бухучете". К примеру, документацию по ОС и НМА (акты, расчеты, справки, ведомости, расчеты амортизации) должны храниться 5 лет с момента выбытия объектов.
Если возникают споры или конфликты по какому-то делу, то касающиеся его документы хранятся не 5 лет, а вплоть до вынесения итогового решения по нему. К примеру, такими документами являются кассовая и банковская документация, авансовые отчеты, переписка с контрагентами и госорганами и т.д.
Внимание! Если в нескольких законодательных актах указаны разные сроки хранения, следует ориентироваться на больший из них.
Сроки хранения кадровой документации
Некоторые кадровые документы хранятся постоянно, к примеру, приказы и распоряжения руководителя компании по основной деятельности (о структуре фирмы, формировании подразделений, назначении на должность и т.д.). Кроме того, постоянно хранятся документы, на основании которых организуется порядок и правила обработки персональных данных.
Документы, касающиеся персонала компании, должны храниться 50 или 75 лет. К ним относятся трудовые договоры и допсоглашения, договоры ГПХ и акты к ним, личные карточки, приказы о кадровых мероприятиях, оплате труда, повышении квалификации, об отпусках, а также докладные записки, заявления и т.д. Кроме того, 50 (75) лет нужно сохранять оригиналы документов, не истребованных работниками по какой-то причине - трудовые книжки, дипломы, свидетельства и др.
Внимание! При ведении лицевых счетов сотрудников работодатель в течение 6 лет сохраняет платежные ведомости и документы к ним и расчетные листки. Если лицевые счета не ведутся - документы хранятся 50 (75) лет.
Некоторые кадровые документы хранятся в течение 5-ти лет, например, табели учета рабочего времени, приказы и распоряжения по отпускам, заявления, справки, расчеты пособий и др.
Внимание! Если документы касаются трудовой деятельности во вредных и опасных условиях, сроки их хранения увеличиваются до 50 (75) лет. К ним, как правило, относятся табели учета рабочего времени и приказы на командировки.
Некоторые кадровые документы хранятся в течение 3-х лет, к примеру, если они касаются дисциплинарных взысканий, в также графики отпусков, согласия на обработку персональных данных (после отзыва или истечения срока действия).
На основании Приказа Росархива от 20.12.2019 г. № 236 сроки установлены:
- 50 лет для документов, оформленных после 1 января 2003 г.;
- 75 лет для документов, оформленных до 1 января 2003 г.
Сроки хранения налоговой документации
Основные сроки хранения налоговых документов содержатся в НК РФ.
Документация хранится в течение 4-х лет по истечении налогового периода, в котором она использовалась, если документы связаны с расчетом и уплатой налогов и страхвзносов, подтверждением доходов и расходов, уплатой или удержанием налоговых платежей.
Документы, свидетельствующие о понесенном убытке, хранятся весь период, когда объем убытка используется для уменьшения налогооблагаемой базы.
В Приказе Росархива № 236 установлены сроки хранения следующих документов:
- 5 лет для компаний и ИП на УСН в части хранения КУДиР;
- 5 лет в части хранения счетов-фактур.
Согласно Постановлению Правительства от 26.12.2011 г. № 1137, сроки хранения документации по НДС (книги покупок и продаж, доплисты к ним) составляют 4 года. Срок устанавливается с момента последней записи в документах.
Кроме того, предусмотрены такие сроки хранения налоговых документов:
- 5 лет для деклараций и расчетов;
- 50 (75) лет для РСВ;
- 6 лет для карточек индивидуального учета по начисленным выплатам физлицам и рассчитанным страхвзносам;
- 50 (75) лет для карточек индивидуального учета при отсутствии в компании лицевых счетов сотрудников или ведомостей расчета зарплаты.
Сроки хранения переписки с налоговиками
5 лет хранятся различные уведомления, акты, требования, жалобы, заявления и иные документы, связанные с перепиской с налоговиками. В течение 10-ти лет хранятся жалобы по результатам камеральной или выездной проверки.
Что касается справок об исполнении обязанности об уплате платежей в бюджет, а также пеней или штрафов, то они хранятся в течение 5-ти лет. Этот же срок хранения предусмотрен и для справок о состоянии расчетов с ИФНС.
Электронные документы, подписанные усиленной квалифицированной ЭЦП, а также сертификаты ключей проверки ЭЦП, хранятся не менее 5-ти лет с момента получения либо отправки документации.
Ответственность за несоблюдение сроков хранения документации
Госдума в окончательном чтении приняла законопроект, на основании которого будут внесены изменения в ст. 13.20 КоАП РФ. В соответствии с поправками штрафы за нарушения, связанные с хранением документов, повысятся в 10 раз.
Нынешние штрафы за нарушения, связанные с хранением документов
По состоянию на октябрь 2020 г. за нарушения, связанные с хранением документов, предусматриваются такие штрафы:
- 100 - 300 руб. на граждан;
- 300 - 500 руб. на должностных лиц.
Внимание! На данный момент для юридических лиц не установлено никакой ответственности за нарушение сроков хранения документов.
Новые штрафы за нарушения, связанные с хранением документов
В соответствии с принятым Госдумой законопроектом штрафы за неправильное хранение документов существенно увеличатся. Штрафные санкции будут следующими:
- 1 000 - 3 000 руб. на граждан;
- 3 000 - 5 000 руб. на должностных лиц;
- 5 000 - 10 000 руб. на юридических лиц.
В связи с внесением поправок не только увеличатся штрафы для граждан и должностных лиц, но также предусматриваются штрафы и для юрлиц, которых ранее не было.
Закон принят в третьем чтение, особого порядка вступления в силу не предусмотрено. По общему правилу: закон вступает в силу по истечении десяти дней после дня официального опубликования. Федеральные законы должны быть опубликованы в течение семи дней после подписания президентом РФ. То, что штрафы будут увеличены сомнений нет. Вопрос только - когда именно: с января 2021 года или раньше.
Остались вопросы? Закажите консультацию наших специалистов!
