Термин «Реальная автоматизация» означает комплекс работ, направленных на оптимизацию процессов, влияющих на развитие и рост бизнеса. Работы включают в себя анализ бизнес-процессов компании, подбор программного продукта, его внедрение и обучение ваших сотрудников.
Независимо от размера бизнеса, каждый собственник во время работы сталкивается с так называемым «человеческим фактором». Четко прописанные действия, регламенты, инструкции не смогут гарантировать нам, что человек не ошибётся.
Какими могут быть ошибки:
- Ошибся в расчетах;
- Неправильно занес данные в базу;
- Забыл позвонить клиенту;
- Допустил ошибку в договоре и т.п.
Кажется, что все вышеперечисленное можно легко исправить. Но такие незначительные промахи могут негативно отразиться на вашей репутации. Каждый клиент, партнер или поставщик – играет для малого бизнеса важную роль. В первую очередь частые ошибки могут привести к потере доходов. А если ошибки случайно допускаются в более строгих процессах? Например, при сдаче отчетности в налоговые органы бухгалтер внес неверные данные или попросту сделала опечатку. Такая ошибка может грозить не только штрафом, но и судом.
Чтобы снизить риск ошибок, мы стараемся большую часть рабочих процессов оптимизировать и автоматизировать. Это снижает нагрузку на сотрудника, упрощает его работу. Большинство задач будет выполнять программа.
Что дает реальная автоматизации компании?
С помощью реальной автоматизации вы сможете:
- Разгрузить сотрудников, сняв с них рутинные задачи. Это позволит эффективнее распределять и планировать рабочее время.
- В реальном режиме отслеживать состояние компании. В любой момент вы можете обратиться к отчетам в программе и оценить обстановку.
- Распределение времени даст возможность оптимизировать расходы на персонал. Зная компетенции своих работником распределять работы будет проще.
- Прозрачность и эффективность деятельности повысится.
- Затраты на различные виды операций снизятся.
- Бизнес-процессы компании будут оптимизированы и настроены по строгому алгоритму.
- Прибыльность компании вырастет.
- Повысится качество услуг и товаров.
При правильном подходе к реальной автоматизации своего бизнеса эффект от нее вы сможете ощутить в ближайшие месяцы после начала работы.
В этой статье мы подробнее расскажем о нескольких видах автоматизации бизнес-процессов в разрезе различных подразделений.
Бухгалтерский и налоговый учет
Один из важнейших процессов любого бизнеса – сдача регламентированной отчетности. Сдавать ее нужно своевременно и регулярно. Для того чтобы наладить процесс сдачи отчетности, автоматизация этого вида учета проводится в первую очередь.
Для автоматизации бухгалтерского и налогового учета подойдет конфигурация «1С:Бухгалтерия». Ее могут использовать любые организации: от индивидуальных предпринимателей до крупных холдингов. В программу внесены все необходимые инструменты для бухгалтерской работы. Наличие обязательного договора технической поддержки 1С:ИТС позволит также воспользоваться многочисленными сервисами, которые созданы для оптимизации других процессов компании.
К примеру, сервис «1С-Отчетность» позволит вам автоматически формировать отчеты и отправлять их в государственные органы прямо из программы 1С. Кроме этого вы сможете вести переписку и оперативно получать обратную связь по отправленным документам. Это значительно снизит риск допущения ошибок, и увеличит скорость сдачи отчетности без нарушения сроков.
В случае, если вы работаете как ИП и учет ведется по системе УСН, может потребоваться другая программа для учета хозяйственных операций. В этом случае вам потребуется решение «1С:Управление нашей фирмой». О ней мы расскажем подробнее чуть позже в этой статье.
Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами
Торговые операции и работу с клиентами можно вести по-разному. Рынок решений регулярно пополняется новыми релизами различных программных продуктов, направленных на повышение продаж. В этой статье мы разберем только те решения, которые направлены на оптимизацию именно малого бизнеса. Они не перегружены функционалом, но при этом отвечают всем требованиям для корректного отражения информации о продажах и клиентах.
Представим, что у вас небольшой розничный магазин. Для работы с продажами вам подойдет программный продукт «1С:Розница». В его функционале есть все, что требуется для работы с розничными покупателями:
- «1С:Розница» позволяет легко работать с нормативно-справочной информацией. Все необходимые данные хранятся в журналах с номенклатурой, прайсами или документами. Чтобы облегчить работу по загрузке данных можно использовать общероссийские классификаторы.
- Функционал по управлению ассортиментом и ценообразованию позволяет анализировать покупательский спрос, определять потребность в необходимых товарах и формировать дополнительный ассортимент.
- Программы лояльности сейчас используют многие торговые организации. Системы скидок и бонусов увеличивают рост продаж и помогают отслеживать их динамику. В «1С:Розницу» внесены более 20 различных вариантов настройки этого функционала.
- Работа со складом. В «1С:Рознице» вы сможете вести учет товаров, проводить инвентаризации, комплектовать наборы товаров и т.п.
- Функционал по управлению закупками и запасами позволит анализировать остатки товаров на складах. На основании данных по остаткам вы легко сможете сформировать заказ поставщику и следить за его поступлением. Настроенные уведомления вовремя подскажут вам, если каких-то товаров не хватает на складе.
- Автоматизированное рабочее место (АРМ) кассира. С его помощью кассир быстро сможет проводить продажи. Интерфейс АРМ интуитивно понятен и прост. Из его окна можно выполнять более 40 различных команд для оформления продажи. Каждая из них может быть индивидуально настроена под специфику деятельности вашей организации. АРМК принимает разные виды оплаты, учитывает скидки, возвраты, ведет учет личных данных по продажам, подбирает товары и т.д.
- Работа с персоналом. Хоть этот инструмент связан с продажами не напрямую, но он играет важную роль в работе магазина. Вы можете привязать продажи к конкретным продавцам, учитывать магнитные карты и карты со штрих-кодами, анализировать объемы продаж по каждому работнику, формировать рабочие графики и многое другое.
- Интеграция с системами маркировки. Все последние релизы «1С:Розницы» уже имеют интегрированные модули для работы с информационными системами ЕГАИС, «Меркурий», «Честный знак» и т.п. Обновления программы происходят регулярно, согласно законодательству.
- Торговое оборудование. К «1С:Рознице» в несколько кликов можно подключить любое торговое оборудование: онлайн-кассу, банковский терминал, принтеры чеков и этикеток, весы и т.д.
«1С:Розница» не имеет функционала по подготовке и отправке регламентированной отчетности, для этого дополнительно нужна программа «1С:Бухгалтерия», о ней мы писали выше. Между двумя конфигурациями настраивается синхронизация. Таким образом, в «1С:Бухгалтерию» автоматически будут поступать данные о поступлениях, продажах, списаниях, возвратах и т.п. Это позволит исключить вероятность возникновения ошибок или дублирования информации.
Если кроме оптимизации процессов по продажам требуется учитывать и другие факторы, то лучше всего подойдут решения «1С:Управление нашей фирмой» или «1С:Управление торговлей». Оба продукта подойдут для автоматизации розничной и оптовой торговли, для интернет-магазинов и компаний, оказывающих услуги.
Выбирая подходящую программу обратите на ее основной функционал. Он должен соответствовать вашему торговому учету. Ниже мы опишем основные функциональные возможности этих программ:
Для розницы:
- Программа должна поддерживать 54-ФЗ;
- Автоматизированное рабочее место кассира;
- Формирование основных отчетов по продажам;
- Возможность подключения оборудования для торговли;
- Мобильное приложение.
Для оптовой торговли:
- Работа с карточками клиентов;
- Настройка и отслеживание сквозных воронок продаж;
- Возможность регистрации заказов;
- Возможность оформлять продажу со склада;
- Создавать комплекты документов по клиентам и привязывать их карточкам;
- Создавать коммерческие предложения и договора по шаблонам;
- Формировать прайс-листы;
- Создавать калькуляции по заказам;
- Оповещать о просрочках (задачи, заказы, события и т.д.);
- Функционал по приему и отправке товаров;
- Отправка sms сообщений и электронных писем из интерфейса программы;
- Встроенная телефония;
- Возможность планировать и анализировать оптовые продажи.
Для интернет-магазина:
- Синхронизация с системами для управления сайтами
- Клиентская база
- Функционал по автоматизации доставки заказов
- Возможность настройки автоматических воронок продаж
- Фиксация и анализ работы сотрудников интернет-магазина
- Функционал по планированию продаж
- Работа с торговым оборудованием
- Возможность резервирования товаров по заказу с интернет-магазина
- Возможность автоматической отправки чеков
- Функционал по финансовому планированию, платежный календарь
- Возможность управлять доставкой любым способом
- Интеграция с «Яндекс.Доставка»
Для сферы услуг:
- Формирование заказ-нарядов;
- Функционал по учету оказанных услуг в целом;
- Учет трудозатрат;
- Осуществление контроля за состояние заказов;
- Фиксация отклонений от графиков;
- Функция анализа по загрузке специалистов;
- Формирование отчета по план-фактному анализу услуг;
- Возможность формирования графиков по сотрудникам;
- Функционал планирования и прогнозирования продаж;
- Автоматическая отправка счетов по договорам абонентского обслуживания;
- Рассылки по sms и электронной почте.
Дополнительный функционал для сервисных услуг:
- Функционал учета по серийным номерам;
- Формирование и выписка гарантийных талонов;
- Прием в ремонт и отражение операций ремонта;
- Контроль гарантийного срока;
- Выписка гарантийных талонов;
- Оповещение клиента о состоянии ремонта.
Также в программе есть возможность ведения комиссионной торговли и автоматизации работы с торговыми площадками.
Производственный учет
В малом бизнесе все чаще и чаще встречаются предприятия с собственными производствами. Для этого сегмента организаций также подойдет решение «1С:Управление нашей фирмой». Ее функционал позволит комплексно подойти к автоматизации показного и серийного учетов. Вы сможете эффективно управлять всеми этапами производства и детально анализировать деятельность своей организации при помощи функционала программы:
- Создание и хранение спецификаций
- Учет серийных номеров;
- Регистрация заказов;
- Выпуск и учет товаров из полуфабрикатов;
- Прямые и косвенные затраты;
- Расчет стоимости операций по нормам времени;
- Контроль заказов и анализ их выполнения;
- Планирование отдельных этапов производства.
Если ваше производство имеет более сокращенный формат, например, вы занимаетесь только сборкой товаров, то для ведения учета по нему подойдет функционал системы «1С:Бухгалтерия». С его помощью можно вести учет по:
- Производственным этапам;
- Переработке давальческого сырья;
- Поступлениям МПЗ;
- Передаче МПЗ на производство;
- Оприходованию полуфабрикатов.
Складской учет
Минимальный функционал для ведения учета складских запасов имеет программное решение «1С:Бухгалтерия». В ней собраны инструменты для отражения учета товарно-материальных ценностей, можно оприходовать и списывать товары и анализировать запасы на складе.
Если же требуется более широкий функционал, то рекомендуем использовать программу «1С:Управление нашей фирмой». С ее помощью вы сможете закрыть потребность в полной автоматизации работы склада и настроить ее под свои потребности.
Функционал работы склада в «1С:Управление нашей фирмой» включает в себя:
- Возможность приема поступлений товаров с указанием цен;
- Возможность перемещать товары между вашими складами, подразделениями или ячейками;
- Возможность продавать товары со склада, учитывая все скидки и предоплаты;
- Возможность вести учет товаров по остаткам на складе.
Это неполный перечень функциональных возможностей «1С:УНФ». Большое количество настроек системы позволит выбрать для вас те, которые будут нужны только вам.
Этапы реальной автоматизации
Специалисты нашей компании скрупулёзно подходят к процессам реальной автоматизации бизнеса. Весь ее процесс можно разделить на 4 этапа:
- Мы проводим исследование бизнес-процессов вашей компании и выявляем те, что требуют автоматизации.
- Составляем список того, что необходимо улучшить и подбираем программные продукты, которые будут способствовать оптимизации.
- Мы создаем систему, которая будет максимально отвечать всем поставленным вопросам. Если возникает необходимость в доработке под вашу специфику, мы составляем техническое задание и вносим изменения в систему.
- Перед началом ввода системы в эксплуатацию мы проводим обучение для всех пользователей в соответствии с тем, кто и какой функционал будет выполнять. После внедрения мы оказываем полную техническую и информационную поддержку.
Пример внедрения реальной автоматизации
В качестве примера рассмотрим один из проектор нашей компании. К нам обратилась организация – агрокомплекс. Основная его деятельность – выращивание овощей и зелени в закрытом грунте. Каждый день агрокомплекс отгружает 90 тонн овощей.
От специалистов нашей компании требовалось оптимизировать работу:
- По финансовым операциям;
- По управленческому учету;
- По бухгалтерскому и налоговому учету;
- Поставкам и запасам;
- По автоматизации производства;
- По кадровому учету.
В результате проведенных работ по анализу, проектированию, моделированию, настройке и обучению были получены следующие результаты:
- В 1,5 раза ускорилась сдача отчетности
- В 2 раза сократилось время расчета заработной платы
- Консолидирована управленческая отчетность по персоналу
- Обновлена система работы склада
- Улучшен контроль качества продукции
Подробнее о проектах реальной автоматизации вы можете почитать здесь.
Наши сотрудники прошли специальное обучение по Реальной автоматизации и имеют соответствующие сертификаты «1С:Центр реальной автоматизации». Они проведут профессиональный анализ, найдут «узкие места», проконсультируют, установят либо доработают уже установленные в компании программные продукты и обучат ваших сотрудников грамотно с ними работать. За счет комплексного подхода Реальная автоматизация окупает себя в течение 3 месяцев.
