На основании ФСБУ 27/2021 поменяли требования к документации и документообороту бухучета для компаний и ИП (исключение — учреждения бюджетной сферы). К примеру, установлены правила заполнения, корректирования и хранения документации бухучета.
ФСБУ 27/2021 непременно должен применяться с 2022 года, но хозяйствующие субъекты могут начать использовать его досрочно. Стандарт регламентирован Приказом Минфина от 16.04.2021 г. № 62н и вступил в действие с 19 июня 2021 года.
В соответствии с этим стандартом документы бухучета — это первичная учетная документация и регистры бухучета, а документооборот — их оборот в компании с момента формирования до окончания работы с ними (применения при создании отчетности или перемещения в архив).
Условия формирования документов бухучета
По ФСБУ 27/2021 документация бухучета должна отвечать условиям, обозначенным в Законе от 06.12.2021 г. № 402-ФЗ и самом стандарте. Соответственно, ФСБУ 27/2021 дополняет и уточняет положения указанного закона.
В соответствии с положениями ФСБУ установлено следующее:
- документы бухучета («первичка» и регистры) заполняется на русском языке. Первичная документация, заполненная на иностранном языке, подлежит непременной построчной интерпретации на русский язык;
- исключение — ситуации, при которых законодательные нормы или правила иного государства (места ведения деятельности компании за границами РФ) требуют формирование документов бухучета на языке этого государства. Но регистр бухучета, заполненный на иностранном языке (в котором указаны иностранные документы), должен иметь построчную интерпретацию на русский язык;
- денежная величина в регистрах обозначается в рублях. Если по объектам бухучета стоимость выражается в иностранной валюте, денежная единица по ним указывается в регистрах бухучета и в этой валюте, и в рублях (исключение — если иное установлено на основании стандартов бухучета, принимаемых согласно Закону № 402-ФЗ);
- в первичной учетной документации должны указываться обязательные реквизиты, регламентированные Законом № 402-ФЗ. Один из них — дата формирования документа. В ФСБУ 27/2021 отражено, что дата формирования документа — это дата его подписания. Кроме обязательных реквизитов есть и дополнительные, которые компания вправе самостоятельно включать в первичные документы;
- понятие оправдательного документа обозначено на основании ФСБУ 27/2021. Он представляет собой документ, содержащий сведения о факте хозяйственной жизни, однако не всегда соответствующий характеристикам первичного учетного документа согласно Закону № 402-ФЗ. В качестве примеров таких документов можно привести договор, кассовый чек, квитанцию об оплате, авансовый отчет и т.д.;
- в первичной учетной документации, имеющей обязательные реквизиты согласно оправдательному документу, требуется указывать сведения, которые позволят идентифицировать этот оправдательный документ. Согласно ФСБУ 27/2021 разрешено применять в качестве «первички» оправдательные документы, только если в них имеются все обязательные реквизиты этой «первички»;
- первичный документ можно формировать на несколько связанных фактов хозяйственной жизни. Его можно заполнять на повторяющиеся или длящиеся факты, к примеру, при начислении амортизации, процентов, поставке продукции по партиям в разные даты по одному длительному договору и т.д. Периодичность создания документа может быть разная — раз в день, неделю, месяц, квартал. Эту периодичность компания определяет самостоятельно и закрепляет в локальной документации;
- руководитель компании определяет список лиц, которые имеют право подписания бухгалтерских документов;
- организация вправе формировать документы на бумаге и (или) в электронном формате с использованием ЭЦП. Требования к электронной подписи в федеральном стандарте бухучета 27/2021 и Законе № 402-ФЗ не содержатся. Виды ЭЦП для документов бухучета компания устанавливает сама через соглашения с контрагентами и партнерами при организации электронного документооборота. В ФСБУ 27/2021 определено, что при формировании документов бухучета в электронном формате должна быть обеспечена возможность изготавливать копии этих документов на бумажном носителе.
Исправление документов бухучета
Если в бухгалтерских документах имеются ошибки, их нужно исправлять.
Исправления в бумажных документах осуществляются через зачеркивание ошибочной записи и указание верной информации. При этом исправленная запись сопровождается пометкой «Исправлено», датой внесения исправления и подписью лица, которое составило первичный учетный документ (при его исправлении) или которое несет ответственность за ведение регистра бухучета (при его исправлении). Указываются не только подписи соответствующих сотрудников, но и их должности, а также ФИО и любые другие реквизиты, которые нужны для идентификации этих работников.
Исправление первичного документа и регистра бухучета, которые оформлены в электронном формате, допускается через формирование нового (исправленного) документа в электронном виде.
При этом новый (или исправленный) документ должен включать указание на то, то он сформирован вместо первоначального электронного документа. Также в нем нужно указать дату исправления, электронные подписи сотрудников, сформировавших первичный учетный документ (при его исправлении) или ответственных за ведение реестра бухучета (при его исправлении).
Кроме того, нужно указать дополнительную информацию для идентификации сотрудников — должности, ФИО и другие реквизиты. Важно, чтобы средства воспроизведения нового (исправленного) документа в электронном формате обеспечивали невозможность его применения в отдельности от первоначального документа в электронной форме.
Ошибки по счетам бухучета, обнаруженные в регистрах, можно исправить через внесение исправленной информации по соответствующим счетам.
Когда при исправлении ошибки требуется исключить из реестра полную сумму или ее часть, то ошибку исправляют через формирование сторнировочной записи по соответствующим счетам. Когда в регистре указана меньшая сумма, чем необходимо, сумма до правильного значения увеличивается дополнительной записью по соответствующим счетам.
Хранение документов бухучета
Компания обязана хранить подлинники документов бухучета, сформированных как на бумаге, так и в электронном формате.
На основании ФСБУ 27/2021 установлено, что документы бухучета должны храниться в том виде, в котором их составили.
При этом не допускается перевод бумажных документов в электронный вид для их последующего хранения.
Если по законодательству или правилам иного государства (места осуществления деятельности компании за пределами РФ) требуется хранить документы бухучета на территории этого государства, то это обязательно должно быть обеспечено.
При утрате документов бухучета, например, при гибели или пропаже, а также при порче, которая привела к невозможности их использования, компания обязана произвести все необходимые и возможные мероприятия, чтобы восстановить документы.
