В ближайшее время компании смогут перейти на применение электронных транспортных накладных (ЭТрН), и при этом не нужно будет их дублировать на бумаге. Пользователи могут использовать эту возможность в 1С:Бухгалтерии 8, начиная с версии 3.0.121.31.
Формирование электронных транспортных накладных
При формировании ЭТрН участвуют три стороны — грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель. Документ заполняется по формату, регламентированному Приказом ФНС от 09.12.2021 г. № ЕД-7-26/1065@.
Электронная транспортная накладная включает четыре обязательных файла обмена:
- информации грузоотправителя, которая состоит из сведений об участниках грузоперевозки, о существенных условиях договора грузоперевозки, о поданном под погрузку транспорте и о его водителе (или водителях), сведений о грузе и сопроводительной документации на него, а также о фактических обстоятельствах предъявления груза к перевозке и погрузке груза в транспорт;
- информации перевозчика о приемке груза к транспортировке, которая состоит из дополнительных к сведениям грузоотправителя данных перевозчика в отношении принятия вверенного груза и фактических обстоятельств погрузки груза в транспорт;
- информации грузополучателя, которая состоит из сведений грузополучателя о приемке груза от перевозчика, а также о фактических характеристиках принятого груза и обстоятельствах приема;
- информации перевозчика о выдаче груза грузополучателю (лицу, которое уполномочено получать груз), которая состоит из дополнительных к сведениям грузополучателя данных перевозчика в отношении выдачи вверенного ему грузополучателем груза и фактических обстоятельств такой выдачи.
ЭТрН подписывают все три стороны, а потому и составляются в 3-х экземплярах. Когда накладная применяется в качестве первичного учетного документа, требуется формировать и четвертый экземпляр — в виде оригинала на бумаге для грузоотправителя.
Водитель вправе подписывать накладную или простой ЭП, или усиленной неквалифицированной, но если только затем документ подпишет компания-перевозчик своей усиленной квалифицированной ЭП. При этом водителю запрещено действовать от имени двух сторон договора грузоперевозки.
При замене транспорта, который указывается в электронной накладной, или водителя компания-перевозчик направляет уведомление сторонам договора грузоперевозки об этой замене, а также о ее причинах до того, как будет подан транспорт под выгрузку. В ЭТрН надо указать дополнительную информацию, которая касается этой замены, в разделах 6 «Перевозчик» и 7 «Транспортное средство».
Переход на электронные транспортные накладные
Для работы с ЭТрН организации нужно подключиться к ГИС ЭПД, представляющую собой единую информационную систему, через которую участники перевозок и госорганы производят обмен перевозочными документами. Участники в данном случае — это грузоотправители, грузополучатели, перевозчики, фрахтователи, фрахтовщики и операторы ЭДО.
ГИС ЭПД дает возможность создавать, получать, обрабатывать, обмениваться и хранить перевозочные документы в электронном виде и предоставлять их по требованию госорганов. Кроме ЭТрН через систему ГИС участники оформляют и передают друг другу заказ-наряды и сопроводительные ведомости, также оформленные в электронном формате.
Порядок обмена ЭТрН и иными перевозочными документами регламентирован Постановлением Правительства от 21.05.2022 г. № 931.
Подключение к ГИС ЭПД
Для подключения к ГИС ЭПД компания заключает специальное соглашение с оператором ЭДО, входящим в федеральный реестр, которое касается ЭДО перевозочных документов. В документе указываются права и обязанности сторон, а организации выдается специальное ПО (в случае, если у нее нет учетного ПО, которое интегрируется с оператором ЭДО) и квалифицированные ЭП, которые позволяют создавать ЭТрН.
Реестр таких операторов содержится на сайте Минтранса.
Формирование электронной транспортной накладной в 1С
Чтобы использовать функционал по электронным перевозочным документам, в 1С дополнительно подключается сервис 1С-ЭПД. Компании, имеющие подключенный 1С-ЭДО, включают соответствующую настройку.
В 1С оформить ЭТрН грузоотправитель может через перечень документов «Электронные транспортные накладные», нажимая кнопку «Создать». Пользователю открывается форма, в верхней части которой имеется информационная лента, отражающая все этапы создания и обмена ЭТрН.
Грузоотправитель при создании электронной накладной заполняет в ней всю информацию об отгрузке, которая требуется по Правилам, регламентированным Постановлением Правительства от 21.12.2020 г. № 2200.
Если файл не проходит проверку по схеме формата, то он не отправляется, а программа выдает пользователю сообщение об ошибке. В программе 1С в документе все графы и их группы, которые обязательно нужно заполнить, выделены соответствующим образом.
Затем созданную ЭТрН можно направлять перевозчику и далее — грузополучателю.
Передача в 1С электронной транспортной накладной перевозчику и грузополучателю
Пользователь нажимает кнопку «Отправить», по которой подписывает ЭТрН с информацией грузоотправителя усиленной квалифицированной ЭП и передает оператору ЭДО для направления перевозчику через его оператора ЭДО, а также в систему ГИС ЭПД.
Когда перевозчик получает этот файл, он формирует файл обмена сведениями перевозчика о приеме груза к перевозке. Затем он подписывает его своей усиленной квалифицированной ЭП и передает через своего оператора ЭДО грузоотправителю и грузополучателю через их операторов ЭДО, а также в систему ГИС ЭПД.
Если требуется, можно дополнительно сформировать и передать участникам файл обмена информации о переадресовке или файл обмена информации о замене водителя или транспорта.
Грузополучатель, когда фактически принимает груз, с учетом имеющихся у него сведений в файлах ЭТрН грузоотправителя и перевозчика формирует свой файл обмена информации грузополучателя. В этом документе имеется отметка о полной либо неполной выгрузке груза.
При нажатии кнопки «Отправить» грузополучатель подписывает свой файл ЭТрН усиленной квалифицированной ЭП и передает его своему оператору ЭДО, чтобы направить перевозчику через его оператора ЭДО, а также в систему ГИС ЭПД.
Завершение в 1С обмена электронной транспортной накладной
Когда перевозчик получает файл ЭТрН от грузополучателя, он формирует файл обмена информации перевозчика о выдаче груза грузополучателю. Он подписывает его усиленной квалифицированной ЭП и передает своему оператору ЭДО, чтобы дальше направить грузоотправителю и грузополучателю через их операторов ЭДО, а также в систему ГИС ЭПД.
После этого считается, что обмен ЭТрН завершен — на это указывает информационная лента с отражением прохождения всех этапов создания и отправки файлов ЭТрН.
