В соответствии с Законом от 30.12.2021 г. № 443-ФЗ, на данный момент производится поэтапный переход на применение МЧД — машиночитаемых доверенностей. В программных продуктах 1С поддерживается применение МЧД, в т.ч. при обмене с ИФНС и ФСС. Начиная с версии 3.0.121 в 1С:Бухгалтерии 8 ред. 3.0 имеется возможность передавать в ПФР персонифицированные отчеты на основании аналога МЧД — электронного уведомления, которое подтверждает полномочия представителя работодателя (УПУП).
С марта 2022 года при сдаче отчетов в госорганы можно использовать электронную подпись (ЭП) физлица (сертификат физлица). При этом нужна электронная доверенность в машиночитаемом виде, которая подписана сертификатом ЭП доверителя — МЧД (Закон от 06.04.2022 г. № 63-ФЗ в ред. от 14.07.2022 г. № 339-ФЗ). В 2022 году также разрешается применять сертификаты, которые одновременно содержат реквизиты компании (ИП) или физлица (в такой ситуации МЧД не нужна). Правительство РФ приняло решение о продлении до конца августа 2023 года переходный период по использованию ЭП без МЧД.
Подтверждение в электронной форме полномочий представителя работодателя
С 10.01.2022 г. начали действовать новые нормы Закона от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ, по которым уполномоченный представитель работодателя (компании или ИП) осуществляет свои полномочия, в т.ч. на основании доверенности в виде электронного документа.
Получается, уполномоченный представитель работодателя (юрлицо или физлицо) может подавать в ПФР отчеты на основании МЧД, которая подписана усиленной квалифицированной ЭП доверителя (работодателя).
На основании Постановления ПФР от 21.04.2022 г. № 63п утвердили формат электронного документа, который подтверждает полномочия представителя работодателя. На основании этого формата описываются требования к XML-файлам предоставления документа, который называется «Уведомление о предоставлении полномочий представителю» (УПУП) и по сути представляет собой аналог МЧД.
УПУП применяется для информирования ПФР о предоставлении права уполномоченному представителю работодателя сдавать отчеты и иную документацию в электронном формате в территориальное отделение ПФР, подписывать документы ЭП от имени работодателя, знакомиться с актами, решениями, требованиями ПФР и обжаловать их.
Формат УПУП действует с 19.08.2022 г., в программе 1С:Предприятие 8 поддерживается с выходом очередных версий.
Применение МЧД при обмене с ПФР через 1С-Отчетность
В программных продуктах 1С поддерживается регистрация и применение МЧД при направлении отчетов в ФНС и ФСС через 1С-Отчетность.
Начиная с версии 3.0.121 в 1С:Бухгалтерии 8 ред. 3.0 имеется возможность регистрировать и применять уведомление, которое подтверждает полномочия представителя работодателя (аналог МЧД) при обмене с ПФР через 1С-Отчетность.
УПУП, которое зарегистрировано в ПФР, может использоваться представителем лишь пока при отправке персонифицированных отчетов по форме СЗВ-ТД. Далее перечень отчетов и документов, которые будут отправляться на основании УПУП, расширится.
Чтобы преждевременно прекратить действие полномочий представителя работодателя, в 1С используется документ «Уведомление о прекращении полномочий представителя (ПФР)» — УПРУП. Для этого уведомления применяется тот же формат, как и для УПУП, т.к. эти документы связаны — то есть УПРУП является частью УПУП.
Кроме того, для УПУП и УПРУП в 1С поддерживаются:
- загрузка и выгрузка в формате XML;
- анализ корректности формирования в интернете;
- автоматическая блокировка повторной отправки;
- возможность формирования УПРУП из документа УПУП через кнопку «Отозвать».
Когда в ПФР направляются УПУП, УПРУП и отчеты от имени представителя, применяется стандартная учетная запись от 1С-Отчетности (для госорганов, в т.ч. ФНС, ФСС, ФТС и др.).
Создавать УПУП и УПРУП можно с ролью «Право на защищенный документооборот с контролирующими органами».
УПУП
Электронный формат УПУП доступен в рабочем месте 1С-Отчетность в меню «Уведомления». По кнопке «Создать» открывается форма «Виды уведомлений», в которой есть папка «МЧД». В ней пользователь выбирает «Уведомление о предоставлении полномочий представителю (ПФР)».
Эта форма включает несколько групп реквизитов:
- о страхователе;
- о представителе;
- о документе, который подтверждает полномочия.
В графе «Страхователь» указывается название компании или ИП из справочника «Организации». Реквизиты ставятся автоматически по информации учетной системы, однако они не указываются явно в УПУП, а скрываются в отдельной форме.
По гиперссылке «Уточнить реквизиты» пользователь может перейти в эту форму и, если нужно, скорректировать информацию о страхователе. Измененная информация будет сохранена лишь для целей УПУП.
Затем требуется заполнить группу реквизитов по представителю, которым может быть не только работник компании, но также и иная сторона (физлицо, юрлицо или ИП). Соответственно, сначала в графе «Представитель» указывается тип данных, для чего выбор производится из предопределенного перечня («Контрагент», «Организация» или «Физическое лицо»).
В зависимости от выбранного типа данных пользователю открывается соответствующий справочник («Контрагенты», «Организации» или «Физические лица»), где он и выбирает представителя. Реквизиты представителя подставляются в автоматическом режиме по сведениям учетной системы. Информацию также можно скорректировать вручную, для чего используется гиперссылка «Уточнить реквизиты». Измененная информация будет сохранена лишь для целей УПУП.
Если требуется, пользователь может указать информацию о документе, который подтверждает полномочия представителя. При этом проставляются название, номер документа, кем он выдан и на какой срок — поля не обязательны к заполнению в УПУП. Когда в документе не указан срок его действия, дата окончания также не обязательна к заполнению в УПУП.
УПУП пользователь может создать через загрузку XML-файла. Этот метод может пригодиться, к примеру, когда у работодателя нет подключения к 1С-Отчетность.
В такой ситуации УПУП заполняется в другой программе, а потом выгружается в 1С в формате XML. Когда уведомление формируется сразу в 1С, документ автоматически сохраняется и этом формате, и его можно выгрузить через одноименную кнопку.
Далее пользователь, у которого имеется подключение к 1С-Отчетности, загружает в свою базу файл XML, выгруженный из другой программы, в 1С по кнопке «Загрузить». Когда УПУП загружено, его можно при необходимости отредактировать.
Пользователь может напечатать УПУП через соответствующую кнопку.
Когда УПУП подготовлено (через формирование или выгрузку в 1С), оно направляется на регистрацию в ПФР — используется кнопка «Отправить». Статус уведомления, указываемый в строке состояния, изменяется и становится «Отправлено в ПФР», а после успешной регистрации — «Зарегистрировано».
Отправка персонифицированных отчетов через УПУП
Отправка отчетов в ПФР через УПУП не предполагает дополнительно настраивать обмен с фондом (в отличие от ФНС и ФСС, когда в настройках обмена требуется указать конкретные МЧД).
Необходимо лишь сформировать дополнительные учетные записи 1С-Отчетности и передать их представителям, подписывающим отчеты и указанным в зарегистрированных УПУП. Проверка подписантов производится ПФР самостоятельно.
УПРУП
Если требуется, УПУП можно отозвать, для чего формируется уведомление о прекращении полномочий представителя (УПРУП). Этот документ находится в меню «Уведомления» в рабочем месте 1С-Отчетности. Пользователь нажимает кнопку «Создать», после чего ему открывается форма «Виды уведомлений». Там есть папка «МЧД», в которой он выбирает «Уведомление о прекращении полномочий представителя (ПФР)».
В форме УПРУП имеются такие блоки:
- об УПУП, которое отзывается;
- о страхователе;
- о представителе.
Обязательно нужно заполнить информацию о страхователе и представителе. Их реквизиты формируются по сведениям учетной базы, для чего нужно выбрать значения из справочников. Также информацию можно заполнить вручную, для чего пользователь переходит по гиперссылке «Уточнить реквизиты».
УПРУП можно сформировать автоматически на основании УПУП, которое зарегистрировано в ПФР. Для этого пользователь указывает его в графе «Основание». Когда УПРУП заполняется автоматически, по требованию его можно скорректировать.
Создать УПРУП можно из формы УПУП, но только если первоначально оно было отправлено. В такой ситуации в командной строке УПУП имеется кнопка «Отозвать».
УПРУП можно сформировать и другим способом — через загрузку XML-файла, для чего используются кнопки «Выгрузить» и «Загрузить». Для печати документа используется одноименная кнопка.
Когда УПРУП подготовлено, оно отправляется в ПФР через кнопку «Отправить». При этом статус документа будет — «Отправлено в ПФР», а после успешного прохождения регистрации — «Зарегистрировано».
