Учет трудовых мигрантов — одна из важных задач для кадровых служб, особенно в компаниях с высокой долей иностранных сотрудников. Соблюдение требований трудового и миграционного законодательства требует точности в оформлении документов, отслеживания сроков разрешений на работу и правильного учета персональных данных. Решение «1С:Зарплата и управление персоналом» (1С:ЗУП) предоставляет все необходимые инструменты для автоматизации этих процессов и минимизации рисков для работодателя.
Правовое регулирование труда мигрантов
При приеме на работу иностранных граждан работодатель обязан учитывать нормы трудового и миграционного законодательства. Основные требования регулируются Трудовым кодексом, Законом «О миграции населения» и подзаконными актами. Обязанности работодателя включают не только оформление трудовых отношений, но и соблюдение миграционных процедур: наличие разрешения на работу, регистрация по месту пребывания, уведомление государственных органов о приеме или увольнении мигранта.
В зависимости от гражданства, правовой режим трудоустройства различается:
- Граждане стран ЕАЭС (Россия, Беларусь, Армения, Кыргызстан) имеют право работать без получения разрешения на работу или патента. Для них достаточно наличия действительного паспорта, регистрации и трудового договора. Однако уведомление миграционной службы о приеме на работу — обязательно.
- Граждане других стран (вне ЕАЭС) обязаны получить разрешение на работу (для временно пребывающих) или разрешение на привлечение иностранной рабочей силы (для работодателя). Кроме того, необходимо оформить перевод паспорта на государственный язык, регистрацию по месту пребывания и соблюдать ограничения по срокам.
Работодатель обязан вести учет следующих данных по каждому иностранному сотруднику:
- гражданство;
- документ, удостоверяющий личность (паспорт иностранного гражданина);
- вид и срок действия разрешительного документа (патент, разрешение на работу);
- сведения о регистрации и визе (при необходимости);
- дата въезда и законность пребывания на территории страны.
Несоблюдение требований может привести к административным санкциям, штрафам и даже приостановлению деятельности организации. Поэтому точный учет и контроль сроков действия документов критически важен — особенно при высокой текучести персонала. Использование автоматизированных решений, таких как 1С:ЗУП, позволяет систематизировать работу с мигрантами и снизить риски.
Возможности 1С:ЗУП для учета мигрантов
Конфигурация 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) предоставляет широкие возможности для корректного учета иностранных работников, включая ведение сведений о гражданстве, документах, разрешениях на работу и визах. Основная работа по регистрации мигранта в системе начинается с заполнения данных в справочниках «Физические лица» и «Сотрудники».
Ведение гражданства и документов
При создании физического лица необходимо указать:
- Гражданство — выбирается из классификатора стран, который встроен в 1С. Система различает граждан и иностранных граждан, включая лиц без гражданства.
- Документ, удостоверяющий личность — в типовых настройках 1С предусмотрены паспорт РФ, иностранный паспорт, удостоверение беженца и др. Важно корректно указывать тип документа, серию, номер, дату выдачи и срок действия. Эти данные могут использоваться в отчетах, проверках и для автоматических уведомлений.
Учет разрешений на работу
Для иностранных граждан, которым требуется разрешение на работу или патент, данные вводятся вручную в соответствующих полях или могут быть добавлены через дополнительные реквизиты или расширения конфигурации. В учетной карточке сотрудника можно зафиксировать:
- Номер разрешения или патента;
- Дата выдачи и срок действия;
- Орган, выдавший документ (например, миграционная служба или МВД);
- Основание для трудоустройства — если включена аналитика по основаниям.
Для расширенного контроля допускается настройка дополнительных пользовательских реквизитов или использование конфигурации с уже встроенными доработками, предназначенными для учета мигрантов.
Работа с паспортами и переводами
Если у сотрудника иностранный паспорт, его данные необходимо ввести в виде основного документа, а при необходимости можно добавить и данные перевода (например, через дополнительный документ или во вложении). В современных версиях 1С:ЗУП возможно прикреплять скан-копии документов — это особенно удобно для хранения переводов, виз и разрешений на работу.
Использование поля «Основание для работы»
В последних версиях ЗУП реализована возможность хранения сведений о правовом основании для трудоустройства (например, международный договор, разрешение на работу, патент). Это позволяет более точно формировать внутреннюю отчетность, а также подтверждать правомерность найма в случае проверок.
Также в системе можно различать:
- работников, имеющих право работать без разрешения;
- лиц, которым требуется патент или разрешение;
- высококвалифицированных специалистов (если такие категории актуальны для страны).
Таким образом, 1С:ЗУП позволяет вести все ключевые данные для учета трудовых мигрантов в единой системе, с возможностью валидации, отчетности и контроля сроков. На следующем этапе — настройка контроля и напоминаний о сроках действия документов.
Настройка учета разрешений на работу
Для эффективного управления трудовыми мигрантами в 1С:ЗУП важно не только зафиксировать данные о разрешениях на работу, но и обеспечить системный контроль сроков их действия, чтобы своевременно продлевать документы и избегать нарушений законодательства. Базовая конфигурация предоставляет для этого базовые инструменты, а при необходимости функциональность можно расширить через пользовательские реквизиты, напоминания и отчеты.
Если в конфигурации ЗУП не предусмотрены отдельные поля для хранения информации о разрешении на работу, рекомендуется использовать один из следующих подходов:
- Пользовательские реквизиты — можно добавить дополнительные поля в справочник «Физические лица» или «Сотрудники». Для этого используется функционал «Дополнительные реквизиты и сведения» (раздел Настройка → Дополнительные реквизиты). Примеры:
- «Номер разрешения на работу»;
- «Дата выдачи»;
- «Срок действия»;
- «Орган, выдавший документ»;
- «Тип разрешения» (патент, разрешение, ВКС и т.д.).
- Эти поля можно отобразить в карточке сотрудника, использовать в отчетах и отборе.
Если используется типовая или доработанная конфигурация с преднастроенными полями, следует проверить, включены ли они в пользовательские формы. В некоторых случаях (например, при использовании подсистемы кадрового учета по стандартам госслужбы) уже имеются поля для ввода данных о миграционных документах.
Для предотвращения пропуска сроков действия патентов и разрешений рекомендуется настроить напоминания. Способы реализации:
- Календарь задач / напоминаний в 1С:Документооборот, если интегрирован с ЗУП.
- Бизнес-процессы и задачи — если используется расширенная конфигурация.
- Использование внешней обработки или отчета, которая периодически проверяет сроки действия и формирует список документов, истекающих в ближайшие N дней.
Также возможен вариант настройки периодического отчета с фильтрацией по дате окончания документа — например, через «Универсальный отчет» или пользовательский регламентированный отчет.
Контроль за действием разрешительных документов может быть организован с помощью:
- Отчета по сотрудникам с истекающими разрешениями — создается через универсальный отчет или специализированную обработку;
- Выгрузки данных в Excel с фильтрацией по дате окончания;
- Настраиваемой панели показателей (при использовании интерфейса «Такси» и панели мониторинга).
Для регулярного контроля рекомендуется создать отдельный отчет, например:
«Сотрудники с истекающими разрешениями на работу за 30 дней» с колонками:
- ФИО;
- должность;
- дата окончания разрешения;
- тип документа;
- статус (действует / требуется продление).
Такой подход позволяет кадровой службе планировать продление документов, подавать уведомления и формировать необходимые приказы.
Оформление приема на работу мигранта
Процедура оформления приема на работу иностранного гражданина в 1С:ЗУП мало отличается от приема обычного сотрудника, но требует внимательного заполнения ряда дополнительных сведений и соблюдения миграционных требований. Корректный ввод данных обеспечивает не только внутренний учет, но и готовность к проверкам со стороны государственных органов.
На этапе создания физического лица и сотрудника в системе необходимо:
- выбрать тип документа — «Иностранный паспорт» или другой, предусмотренный для конкретной категории;
- указать серию, номер, дату выдачи и срок действия;
- при наличии — сохранить информацию о переводе паспорта (в текстовом поле или прикрепить отсканированный файл, если включено хранение вложений).
Рекомендуется сканировать и прикреплять не только переводы, но и разрешения, визы и другие документы в хранилище системы (через механизм вложений или интеграцию с 1С:Документооборот).
Для правильной квалификации сотрудника, особенно при учете льгот и отчетности, необходимо указать основание, на котором иностранный гражданин имеет право на трудовую деятельность:
- международный договор (например, граждане ЕАЭС);
- разрешение на работу;
- патент;
- статус ВКС (высококвалифицированный специалист);
- вид на жительство.
Если используется расширенная аналитика или дополнительные реквизиты, поле «Основание для работы» можно сделать обязательным к заполнению для иностранных граждан.
В зависимости от требований законодательства, при приеме на работу мигранта работодатель обязан:
- подать уведомление о заключении трудового договора в миграционную службу;
- зарегистрировать мигранта по месту работы (если требуется);
- в ряде случаев — уведомить органы статистики или налоговой службы.
В 1С:ЗУП типовой функционал подачи уведомлений не предусмотрен, но на практике возможно:
- вести учет подачи уведомлений вручную (например, дополнительными реквизитами или документами);
- использовать внешние обработки или интеграции с 1С-Отчетность, если она подключена;
- автоматизировать подачу уведомлений через внешние шлюзы (при соответствующих доработках).
Налогообложение иностранных граждан зависит от их налогового статуса:
- Налоговые резиденты — облагаются НДФЛ по стандартной ставке (например, 10% или 20% в зависимости от законодательства);
- Нерезиденты — ставка может быть выше, или действуют особые условия (например, фиксированный платеж по патенту).
В 1С:ЗУП налоговый статус устанавливается вручную в карточке сотрудника. Также указывается:
- дата начала работы;
- дата въезда;
- статус резидента (с возможностью изменения при достижении 183 дней пребывания).
Важно контролировать актуальность налогового статуса и своевременно обновлять его в системе. Это влияет как на начисление заработной платы и удержание НДФЛ, так и на формирование отчетности.
Заключение
Корректный учет трудовых мигрантов в 1С:ЗУП позволяет работодателю не только соблюдать законодательство, но и системно управлять рисками, связанными с документами и сроками. Грамотная настройка справочников, контроль разрешений и автоматизация напоминаний делают работу кадровой службы прозрачной и эффективной.
