Описание проекта
До внедрения автоматизированной системы управленческий финансовый учет вёлся с помощью Microsoft Excel и бумажных носителей. Платежи планировались сотрудниками казначейства на основании заявок от сотрудников, согласованных в бумажном виде, а само согласование занимало продолжительное время.
Данная схема работы имела ряд недостатков: при подаче заявки инициатор не видел остатка лимитирующего бюджета и не знал, когда заявка уйдет в оплату. Проверка заявки на соответствие бюджету осуществлялась уже после согласования всеми ответственными, когда она на бумаге приходила в отдел казначейства. Трудоемко было обеспечить оперативность и достоверность учета, что могло повлечь принятие неэффективных управленческих решений.
Эксперты компании «Первый Бит» предложили решение – внедрить автоматизированную систему учета на базе комплекса программ – 1С:Бухгалтерия 8. ПРОФ и БИТ.ФИНАНС.Управленческий учет. Эта комбинация позволяла не только быстро собирать факт и строить прогнозы финансово-хозяйственной деятельности, но и организовать работу юридического отдела благодаря встроенной подсистеме «Управление договорами».
В ходе проекта были внедрены контуры: «Казначейство», «Бюджетирование», «Управление договорами», «Управление затратами». Это позволило решить поставленные перед проектной командой Первого Бита задачи за счет ключевых возможностей системы БИТ.ФИНАНС:
1. Автоматизирован и ускорен процесс согласования заявок и договоров, внедрено оповещение на электронную почту ответственных за согласование.
Заявки и договоры теперь вносятся в электронном виде, а на почту ответственным приходят уведомления о необходимости согласования. Используется механизм комментариев и задач по отклоненным визам – инициатор может сразу увидеть, чего не хватает, чтобы заявка была отправлена в оплату. Это позволило ускорить процесс согласования и повысить прозрачность.
2. Автоматизирована работа закупочной комиссии.
Все закупки в ООО «Всесезонный курорт «Манжерок» проходят согласование комиссии. Ранее согласование велось в бумажном виде/по почте. Результатом внедрения стала следующая схема: пользователь заносит в систему заявку, далее заявка согласовывается в электронном виде и печатается из программы, после чего на основании согласованных заявок формируются заявки на оплату. При этом отпала необходимость писать пояснительные записки. За счет этого повысилась скорость и точность работы.
3. Внедрен автоматический сбор отчетов БДДС и БДР, контроль исполнения бюджетов.
Планирование показателей и финансового результата полностью переведено с бумаги в автоматизированную систему учета. Получение фактических данных выводится автоматически по необходимым управленческим аналитикам. В результате, каждый отдел оперативно видит лимиты бюджетов и принимает решения по затратам и платежам на основе достоверных данных.
4. Упрощено составление отчета БДДС для Сбербанка.
Использование механизма зависимых оборотов позволило собирать данный отчет сразу же вместе с основным отчетом БДДС. Благодаря автоматизации не требуется ручная трансформация сумм на другие статьи.
5. Разработаны печатные формы, которые заменили создаваемые вручную формы: пояснительные записки к заявкам, листы согласования и другое.
В настоящее время система введена в эксплуатацию и находится на поддержке.
Высокий уровень ответственности и профессионализма проектной команды, позволяют считать «Первый Бит» надежным партнёром по автоматизации финансовых процессов и управленческого учета. Мы довольны функционалом программы «БИТ.ФИНАНС.Управленческий учет» и тем полезным эффектом, который был достигнут при реализации совместного проекта.
Александра Николаевна Лапшина, финансовый директор
