Описание проекта
У заказчика сложился фиксированный регулярный маршрут с определенным количеством контрагентов. Основная сложность заключалась в том, что приходилось ежедневно формировать большое количество путевых листов с изменением небольшого количества документов. Особенно это неудобно, когда транспорт привлеченный. Специальные программные продукты для учета транспортных средств в компании не применялись, поэтому путевые листы выписывались и заполнялись в excel вручную.
Ручной сбор аналитической отчетности на основе бумажных документов занимал у сотрудников много времени. Отсюда появилась потребность вести в одной информационной системе учет собственной и привлеченной техники: расход ГСМ, ремонт, сроки действия страховых полисов, остатки запчастей на складе, планирование ТО и т.д.
Кроме того, в компании начали использовать спутниковый мониторинг, потребовалась единая база данных, где хранились бы полученные данные.
По рекомендации бухгалтера компания обратилась за консультацией в нижегородский офис компании «Первый Бит». Специалисты Первого Бита ранее помогли автоматизировать бухгалтерский и налоговый учет компании-заказчика, а также имели опыт автоматизации учета автопарка. В результате переговоров заключили договор на поставку и запуск решения «1С:Управление автотранспортом ПРОФ». Работать с проверенным подрядчиком было важным критерием, поэтому помехой не стала даже разница во времени – в Норильске +4 часа к Нижнему Новгороду.
В ходе проекта специалисты Первого Бита:
- Настроили информационную базу, загрузили справочники и остатки: завели автопарк и данные об автомобилях, настроили удобное отображение транспорта, завели данные физических лиц по водителям.
- Настроили автоматическую загрузку информации из личного кабинета системы спутникового мониторинга в 1С – теперь программа по нажатию одной кнопки подгружает фактические данные о пробеге, расходе ГСМ и подтягивает эти данные в учетные документы.
- Провели дистанционное обучение пользователей программы.
Сложности, с которыми столкнулись на проекте:
На этапе моделирования выяснили, что типовой механизм пакетной выписки путевых листов не соответствует пожеланиям заказчика к организации процесса. Рассмотрели два варианта:
- Изменить процесс и использовать типовой функционал «1С:Управление автотранспортом ПРОФ»
- Доработать настройки программы под требования клиента.
По решению заказчика от доработок отказались, бизнес-процесс выписки был адаптирован под возможности программы.
