Описание проекта
История сотрудничества компании «Первый Бит» с томским колледжем началась в декабре 2019 года. Тогда сотрудники учебного заведения использовали в работе три программы 1С:
- 1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8 для ведения кадрового учета;
- 1С:Колледж для автоматизации приемной кампании и учебной деятельности;
- 1С:Розница для обучения студентов.
Для доступа к актуальным обновлением программ уже был заключен договор информационно-технологического сопровождения 1С:Комплект поддержки у другого франчайзи. Также имелся внештатный программист 1С, который выполнял разовые задачи. Однако комплексного сопровождения 1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения и оперативного решения поставленных задач не было. К тому же программа 1С:Колледж не поддерживалась и не использовалась в полной мере в работе. Преподаватели и сотрудники колледжа продолжали выполнять большинство задач в ручном режиме, а не с помощью программы.
Именно поэтому колледж принял решение объявить конкурс на абонентское сопровождение своей 1С инфраструктуры. Благодаря оптимальной стоимости сопровождения, опыту сопровождения и обновления нетиповых программ 1С для бюджетной сферы и штату сертифицированных специалистов, Первый Бит в Томске выиграл конкурс.
Сразу же после заключения договора на сопровождение специалисты Первого Бита занялись корректной настройкой учета в 1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения. А специалисты линии консультации начали помогать с начислением заработной платы и формированием кадровой отчетности.
В апреле 2020 года представители учебного заведения подняли вопрос готовности к приемной кампании. Обработка заявлений от абитуриентов, составление рейтинговых списков и заполнение других данных — все велось в ручном режиме, несмотря на наличие программы для автоматизации.
Главной задачей сотрудников Первого Бита стало обеспечение оперативности и достоверности данных, исключение рисков ошибок при ручном вводе и повышение эффективности работы сотрудников колледжа.
В первую очередь, специалисты Первого Бита провели аудит базы в 1С:Колледж и выявили ряд методологических ошибок в работе с программой. Часть отчетов не формировалась или формировалась неверно и приходилось формировать документы в ручном режиме. На их подготовку и сверку уходило достаточно много времени. Также с сотрудниками колледжа провели встречу, итогом которой стал понятен перечень задач по настройке отчетов, формированию печатных форм и интеграций с внешними системами для оптимальной работы приемной комиссии.
В ходе работы в 2020 году специалисты компании «Первый Бит»:
1.Настроили методологически верный учет рабочих учебных планов в соответствии с ФГОС.
2. Доработали печатную форму заявления о приеме в колледж под требования заказчика.
3. Доработали отчет «Список абитуриентов (рейтинг и вступительные испытания)». Ранее сотрудники колледжа для формирования рейтингов делали отдельный отчет о наличие документа «Уведомление о намерении обучаться» и вручную соединяли его со списком абитуриентов. Сейчас список формируется по сводным данным, по которым сразу видно все данные абитуриентов.
4. Колледж обязательно должен отправить уведомление о зачислении с подтверждением. Обычно это делают по электронной почте, чтобы сохранить историю об отправке и доставке письма. Важно выделить студентов без электронной почты, чтобы запросить ее дополнительно и для полных отправить обязательное уведомление. Для этого был создан отдельный отчет «Электронная почта», который выгружает список абитуриентов, у которых в анкете нет электронной почты. И сотрудники приемной комиссии смогли оперативно отправлять уведомления.
5. Сформировали рейтинги абитуриентов по следующим параметрам:
- по среднему баллу аттестата;
- по вступительному испытанию;
- по профильным дисциплинам.
Один абитуриент может подать документы сразу на несколько специальностей. Если по проходному баллу он не проходит на основную специальность, то задача приемной комиссии предложить абитуриенту альтернативные специальности в колледже. Для этого сотрудники приемной комиссии должны видеть многофакторный рейтинг студентов по выбранным специальностям и проходному баллу.
Кроме того, по итогу рейтинга необходимо формировать приказы о зачислении. Раньше ответственный за приемную комиссию делал рейтинги вручную, сводя несколько excel таблиц. Готовил приказы для каждого абитуриента в отдельности. Сейчас же все отображается в едином отчете и все приказы формируются нажатием пару кнопок в 1С:Колледж. Сначала абитуриенты автоматически распределяются по специальностям, затем по группам и третью очередь для каждого абитуриента формируется приказ о зачислении.
6. Разработали печатную форму «Заявление о согласии на зачисление», которая формируется отдельным отчетом, а также из анкеты абитуриента.
7. Разработан внешний отчет, который позволил увидеть список абитуриентов, в анкете которых в разделе «Поданные документы» документ «Уведомление о намерении обучаться» имеет отметку «Сдана копия». В тот момент Министерство просвещения требовало вместо оригинала документа об образовании предоставлять уведомление о намерение обучаться.
8. Провели обучение сотрудников с определением последовательности работ в автоматизированной системе согласно ролям пользователей.
9. Выполняли консультационное сопровождение по возникающим вопросам в течение активной работы приёмной кампании.
Главный результат совместной работы Первого Бита и учебного заведения — отлично отработанная приемная кампания. Сотрудники колледжа больше не «зарываются» в бумагах, ведут учет в едином окне и получают все необходимые данные о процессе и результатах кампании через 1С.
Однако на этом работа не закончилась. Сотрудничество продолжается в рамках абонентского сопровождения. Уже в 2021 году было сделано большое обновление нетиповой конфигурации 1С:Колледж. Программа не обновлялась на тот момент уже 2 года. За это время вышли не только новые функции в программе, которые были интересны для использования в колледже, а произошли и изменения в стандартах, которым нужно обязательно соответствовать. Несмотря на сложность обновления, специалисты Первого Бита провели его без потерь данных и настроек.
Для дальнейшей работы и развития автоматизированной системы управления колледжам Первый Бит совместно с сотрудниками учебного заведения составили дорожную карту. В нее включили все важные для колледжа задачи и изменения для адаптации программного продукта под требования колледжа. Например:
- синхронизация справочников сотрудников и студентов из 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения в 1С:Колледж;
- синхронизация учебного расписания из 1С:Колледж в 1С:Расписание, а также с сайтом колледжа;
- создание новых печатных форм по макетам колледжа;
- сопровождение новой приемной кампании и другие.
