Описание проекта
Весь учет компания вела в «1С:Бухгалтерия сельскохозяйственного предприятия» и в Excel. Получить оперативно данные было невозможно, возникали сложности с формированием отчетности. На момент обращения в «Первый БИТ» с проектом автоматизации в едином информационном пространстве компания «Авангард» уже использовала «1С:ERP Агропромышленный комплекс», но программа требовала настройки под задачи предприятия.
Производство, растениеводство, животноводство
Производственный учет велся в Excel и на бумаге, данные передавалось в бухгалтерию для отражения выпуска продукции и списания материалов, в программу попадали с опозданием. Множество данных приходилось вносить вручную или пересчитывать, т.к. типового функционала не хватало. Заказчиком было сформировано множество пожеланий для изменений и доработок. Например:
- Настроили этапы производства добавили плановые и фактические значение выпуска продукции.
- Переработали правила распределения затрат по: электроэнергии, топливу, запчастям, весовой, общецеховые расходы, расходы на растениеводство, затраты по направлениям деятельности. Практически все расходы нужно было вручную корректировать и распределять по подразделениям. Сейчас правило распределения затрат автоматизировано и расходы учитываются в подразделение, к которому они относятся.
- Обработка для интеграции с программой по кормлению DTM. При приготовлении кормов используются различные рецептуры, учитывается вес и пропорции ингредиентов. Эти данные учитываются отдельно в системе по кормлению. Сейчас настроен обмен с программой, и в «1С:ERP Агропромышленный комплекс» отоброжается какой группе животных какие корма раздали.
- Разработан отчета по выпущенной продукции. Отчет аналогичен типовому «Анализ выпущенной продукции», но с возможностью формирования за любой период, в т.ч. до расчета себестоимости. Для этого требовалось использовать только два документа-основания: «Этап производства» и «Производство без заказа». В отчете содержится информация по подразделению выпуска и номенклатуре продукции.
- Загрузка данных из облачной системы Nagro. Для каждой культуры смешиваются удобрения из различных средств защиты растений (СЗР) в своих пропорциях и весе. Программа Nagro показывает объем распределения СЗР на конкретные культуры и теперь передает эти данные в 1С.
- Доработана инвентаризация по материально ответственным лицам – в типовом функционале инвентаризация формируется только по подразделению в целом.
Продажи и управление розничными торговыми точками
Весь учет первоначально был построен в «1С:Бухгалтерия сельскохозяйственного предприятия» и таблицах эксель. В «1С:Бухгалтерия сельскохозяйственного предприятия» заводились только счета и реализации, но для отделов продаж этих данных было недостаточно. Не получалось отслеживать историю взаимодействия с клиентами, прогнозировать поступление денежных средств и т.д. С переходом на «1С:ERP Агропромышленный комплекс» менеджеры отделов продаж полностью ушли от Excel на работу внутри 1С – там же контролируют заказы и отгрузки. При настройке «1С:ERP Агропромышленный комплекс» столкнулись с дублями в справочнике номенклатуры. Это создавала путаницу для сотрудников - было не понятно какой товар выбирать из предлагаемого списка. После удаления задвоек настроили шаблон с дополнительными реквизитами, который исключает возможность заведения дублей в базе. Настройка справочников экономит около 5% рабочего времени у всех подразделений, которые работают с номенклатурой: бухгалтерия, склад, продажи, производство. В розничных торговых точках использовалась «1С:Розница», с которыми был настроен классический обмен через РИБ. Но из-за слабого интернета и перебоев в работе сети могли не подгружаться обновления и изменения из «1С:ERP Агропромышленный комплекс» в базы «1С:Розница» торговых точек. Обмен проходил долго, часто зависал. От схемы РИБ перешли на использование технологии брокера сообщений RabbitMQ на базе разработки «Первого Бита» – решение «Бит.Адаптер». Обмен сейчас осуществляется практически моментально – все изменения сразу отображаются. Продавцам настроили автозаполнение быстрых товаров в «1С:Розница». Раньше во всех розничных точках использовалась единая палитра товаров, вне зависимости от фактического наличия товара. Чтобы сделать для каждой точки свою автоматически настроенную палитру быстрых товаров, создали обработку, которая в начале рабочего дня сверяет все текущие остатки по конкретной базе и формирует удобный монитор с продукцией для продавцов.
Склад, логистика, транспорт и спецтехника
Большая путаница была с номенклатурой товаров, закупаемых от поставщиков. Например, несколько одинакового вида товаров от разных поставщиков заводились по-разному (как было указано в накладной по каждому товару), хотя фактически это один и тот же товар. В «1С:ERP Агропромышленный комплекс» настроили соответствие при заведении накладных наименованиям в программе. Оперативный складской учет фактически не велся. Кладовщики вели информацию в Excel, а в бухгалтерию периодически отправляли накладные. Возникали ситуации, когда фактически товара не было на складе, но числился в программе. Менеджеры продавали фактически не существующий товар, либо уточняли у кладовщиков по наличию каждой позиции. При закрытии месяца возникали ошибки, были расхождения при инвентаризации. Доработали списание остатков по складу: автоматизировали заполнение документа «внутреннее потребление товаров» (списание на расходы) – по кнопке заполняются текущие остатки по складу и сразу списываются. У агрохолдинга «Авангард» обширная география продаж. Много времени занимало заполнение документов на отгрузку – необходимо было вручную указывать точки доставки. В 1С:ERP АПК настроили автозаполнение пунктов разгрузки, а также обучили сотрудников заполнять несколько точек доставки для одного контрагента (например, для сетевых клиентов). Это экономит около 10% рабочего времени логиста: теперь менеджер вносит пункты разгрузки в программу, а логист печатает из нее накладные с уже проставленными адресами. При доставке используется в т.ч. возвратная тара, ее учет велся только вручную на бумаге у кладовщика, а с покупателями была устная договоренность о возврате. В программе автоматизировали и настроили учет многооборотной тары (поддоны и прочее). По каждому контрагенту видно сколько тары за ним числится и должно быть возвращено. Это экономит время на ручном учете, а также экономит средства предприятия на покупку новой тары.
Настроили интеграции с внешними системами:
- Интеграция с системой Benza – базой собственных заправок. Водитель и транспортное средство определяются программой по использованной топливной карте. На основании загружаемых из системы данных создаются документы «Заправочная ведомость», «Перемещение между складами» и «Списание расходов».
- Интеграция с системой RN карты – это используемая база заправок стороннего контрагента. Работает аналогично принципу обмена с Benza.
- Интеграция с Fort Monitor – облачной системой мониторинга транспорта. Программа отслеживает не только работающий транспорт, но также учитывает наличие и тип прицепа. Эти данные необходимы для корректного расчета зарплаты сотрудникам. На транспорт будут устанавливаться дополнительные датчики, для более детализированной передачи информации.
Ремонты и обслуживание техники
В компании имеется собственный парк сельскохозяйственной техники и станция технического обслуживания. Помимо регулярного техобслуживания, в сезон могут возникать непредвиденные поломки, которые приводят к простоям и потерям для компании. Согласование заявок на ремонт было в бумажном виде, не было возможности отследить на каком этапе находиться техника и когда он завершится. Чтобы ускорить и упростить процесс из заказа на внутреннее потребление убрали обязательное указание номенклатуры. Заявитель теперь просто пишет, что ему требуется, а нужную номенклатуру в заявке подпирает закупщик.
Персонал и зарплата
Кадровый учет в ООО «Авангард» велся в «1С:Зарплата и управление персоналом», но использовать эту информацию в управленческом учете было невозможно. К тому же приходилось вручную пересчитывать данные по сотрудникам. Специфика АПК предполагает, ситуации, когда один и тот же сотрудник выполняет сдельные работы на разных участках и подразделениях. Стоимость работ зависит от подразделения, в котором сотрудник фактически выполнял работу. В программе можно было оформлять такие работы в качестве премий, но необходимо было выбирать каждого сотрудника для начисления отдельно – в месяц могло быть около тысячи таких ручных начислений. Сейчас доработан функционал, где формирование премий будет проходить автоматически, по всему списку сотрудников. Много разработано и доработано печатных форм для кадровой службы: договоры ГПХ, дополнительные соглашения к трудовому договору, договор о полной материальной ответственности, трудовой договор, кадровый перевод, заявление на уменьшение НДФЛ, справка о принятых и уволенных, трудовой договор с иностранцами. Все документы теперь печатаются из системы, не нужно вносить ручные изменения в документы. Дополнительно, для автоматизации и учета и отчетности по иностранным сотрудникам, установили решение «БИТ.Учет мигрантов». Раньше кадровая служба регулярно вручную формировала отчеты по каждому сотруднику, использование программы значительно упростило работу.
Управление закупками
Изначально в программе формировались только фактические поступления на склад, не было сроков поставки сырья/материалов. Настроили схемы и способы обеспечения, теперь при создании заявки по потребностям, программа проверит что есть в свободном остатке на складе, а чего не хватает, и предложит варианты: произвести, закупить, переместить с другого склада. Информация о потребности для закупки из программы попадает в отдел закупок, а от них заявка попадает в реестр платежей, без ручной выгрузки из Клиент-Банка. В программе можно видеть всю информацию по закупкам, а также формировать расходную часть платежного календаря. Дополнительно создана обработка по рассылке документов «Сверка взаиморасчетов». Сотрудники бухгалтерии нужного контрагента и с заданной электронной почты отправляется сформированный программой акт сверки.
Согласование договоров и заявок на оплаты
В компании еще до внедрения «1С:ERP Агропромышленный комплекс» использовался «1С:Документооборот», но бизнес-процессы на производстве и в документообороте шли параллельно и не были интегрированы между собой. Настроили процесс согласования договоров закупки, теперь при создании договора в «1С:ERP Агропромышленный комплекс» он автоматически переносится в «1С:Документооборот» на согласование и возвращается обратно с нужным статусом и прикрепленными файлами. Нет необходимости дублировать договор в двух системах, а без подписанного договора нельзя оформить закупку. Процесс согласования стал прозрачным, сроки подписания договоров сократились вдвое.
Льготная налоговая ставка и отчетность по кредитам
В компании «Авангард» различные виды деятельности с разными налоговыми ставками. Для сельхоздеятельности действует льготная налоговая ставка – 0%, а на остальные виды деятельности распространяется ставка 20%. Из-за отсутствия настроенного отраслевого бухгалтерского учета приходилось вручную разделять и формировать отчетность. Дополнительно разработали отчет по учету залогового имущества. Информацию о перечне залогового имущества, сроках действия и его стоимости необходимо хранить с большим перечнем реквизитов. Информация должна указываться в договорах кредитов и займов.
