Описание проекта
Финансисты университета вели бюджетирование в excel и искали подрядчика для автоматизации планирования бюджетов. Провели анализ 10 поставщиков, прочитали кейсы и отзывы клиентов и сделали выбор в пользу компании Первый Бит.
Так как в университете два источника финансирования, учитываются средства грантников и учащихся на платной основе, считать количество позиций и траты по ним вручную было проблематично и занимало много времени.
Эксперты Первого Бита проанализировали задачи и предложили внедрить модуль БИТ.ФИНАНС.Стандарт.
Теперь в новой системе финансовые аналитики ведут бюджетное планирование, отслеживают поступления и расходы, смотрят отклонения и проводят необходимые правки.
Раздел «Республиканский бюджет» разрешает контролировать денежные средства, предоставляемые студенту государством на образование. Финансовый аналитик фиксирует распределение бюджета на производственные (оплата преподавателю, лабораторные активы и т.д.), административные (техническое оснащение, коммунальные расходы и т.д.) и другие расходы.
У финансиста есть возможность сформировать в программе 1С «Отчет по выделенным средствам», посмотреть затраты и зафиксировать отклонения, скорректировать бюджет.
Раздел «Внебюджетные средства» ведет прямые поступление от студентов, без участия государства. Также по данному источнику финансирования идет формирование расходов, например, на дополнительные курсы студента или организацию выезда зарубеж на практику.
Также благодаря автоматизации финансисты университета ведут отчетность по категориям поступлений:
- от образовательной деятельности;
- от научной деятельности;
- от аренды помещений;
- от платных курсов и др.
Для того чтобы вести несколько источников поступлений, категорийность поступлений в разрезе месяцев и года, ведется сценарное планирование.
Сценарное планирование – современный способ разработки стратегии предприятия на 5-10 лет. Это планирование различных вариантов событий (сценарии) в условиях неопределенности будущей бизнес-среды.
Финансисты университета строят оптимистичный и пессимистичный прогнозы. Т.е. план поступлений при лучших обстоятельствах и худших. В начале учебного года планируется бюджет, утверждается руководством, через 6 месяцев или раньше могут возникнуть изменения, требующие корректировок, тут формируется уточненный бюджет. Это может быть связано с тем, что по определенной статье перерасход, по другой статье – экономия.
Модуль БИТ.Финанс дает возможность сравнить утвержденный бюджет с уточненным бюджетом и фактом. Финансовые аналитики видят отклонения в абсолюте и в процентном соотношении.
Все данные сохраняются в программе 1С, есть возможность сравнивать сценарии, оставлять комментарии и создавать архив. В следующем периоде учитывать изменения для анализа тенденций в университете.
Благодаря «Отчету по движению денежных средств» финансисты университета видят сколько поступило денег, сколько расходовано в разрезе месяца, года, периода.
В университете ведутся валютные счета для взаимодействия с международными вендорами, зарубежными ВУЗами или для организации перелета преподавателя в ВУЗ партнера для повышения квалификации и обмена опытом.
Благодаря отчету «Курсовая разница» финансовый аналитик видит все расходы и поступления в иностранной валюте, учитывает сколько поступило или сколько расходовано в рублях, долларах или евро.
Год в университете не календарный, а учебный и планирование бюджета скорректировано с учетом образовательной программы и каникул, разбито по семестрам.
Программа разрешает настраивать доступ к просмотру, редактированию отчетов, добавлять новых финансистов или бухгалтеров при приеме на работу.