Автоматизация бизнес-процессов: цели, задачи, этапы внедрения

Используя специальные программы, бизнес может автоматизировать все мелкие повторяющиеся, рутинные работы. При помощи такой оптимизации освобождается время для продуктивной работы с клиентами, увеличиваются продажи и прибыль компании.

Что такое системы автоматизации бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов предприятия — упрощение, оцифровка при помощи программного обеспечения. Большая часть процессов бизнеса универсальна, например: расчёт зарплаты, учёт задач, адаптация сотрудников и т.д. Но есть и индивидуальные необычные формы работы, которые присущи только вашему бизнесу. К таким можно отнести тип затрат, суммы закупок и объёмы.

Автоматизация процессов необходима для:

• Оптимизации поставленных задач. Программа поможет назначить ответственного, установить сроки для каждого процесса, при этом экономится время на лишние согласования;
• Поможет избежать ошибок, которые часто являются последствием человеческого фактора, такого как невнимательность, забывчивость и т.д.
• Упростить процесс работы и ускорить его. Уменьшая количество задач, которые необходимо было бы выполнить вручную. А также сделать работу более понятной каждому менеджеру.
• Сделать обработку и хранение информации более безопасными. Такой информацией могут быть личные данные клиентов, сотрудников, контактные данные, покупки и т.д.
• Сделать процесс работы бизнеса более прозрачным. Руководитель может просмотреть отчёты по сотрудникам, прибыли, продажам.

• Скачать кейс по внедрению CRM в Донау.Лаб
• Скачать кейс по внедрению CRM в Азимут Фотоникс
• Скачать кейс по внедрению CRM в Альфарм

Зачем нужна автоматизация бизнеса

Система автоматизации улучшит работу любого бизнеса, особенно когда он расширяется. Если число сотрудников организации переваливает за несколько десятков, то контролировать их без вспомогательных программ достаточно тяжело.

Только разобравшись в вопросе, что такое бизнес-процесс, вероятность понять, как работает автоматизации, возрастает.  Бизнес-процесс — это последовательность действий, повторяющихся транзакций, которые состоят из серии этапов.

Примером могут служить: действия с заказом, подтверждение заявок, составление отчёта и т.д. В системе автоматизации этот процесс представляет собой налаженную цепочку действий: электронные письма, работа с документами, звонки клиентам и другое. А если эти все действия выполняет человек, то не исключена ошибка, а значит и сбой всей работы.

Одна из задач автоматизации - предотвращение проблем. Она имеет несколько преимуществ:

• восстановление контроля над бизнес-процессами;
• улучшение коммуникаций;
• сокращение количества ошибок;
• экономия времени, которое сотрудники могут тратить на основную работу.

Внедрение автоматизации процесс окупаемый, обычно это происходит в течение полугода. Всё зависит от бюджета, затраченного на автоматизацию, и размеров компании. Чем крупнее бизнес, тем быстрее происходит окупаемость. Малый бизнес чаще заказывает внедрение автоматизации на выставление счетов и начисления заработной платы, не тратя бюджет на полноценную автоматизацию.

В основном автоматизации подвергаются следующие направления: отдел продаж, управления, контроль качества, финансов, производства, маркетинга.

Например, для руководителя система поможет в формировании отчётов, создании счетов, согласовании бюджета. Что касается качества, то при помощи программ есть возможность наладить работу с отзывами, отправлять уведомления о задачах и т.д. В производстве происходит автоматизация контроля за оборудованием, его состоянием, производительностью на производстве, товародвижением.

Цели автоматизации бизнеса

Автоматизация бизнес-процессов - одна из форм ведения бизнеса, целью которого является рост и трансформация. Цели, которые можно достичь при помощи системы:

• Управление базой. Для получения информации по клиенту и его истории потребуется нажатия одной клавиши.
• Анализ отдела продаж. Система автоматизации позволяет создавать аналитические отчёты по отделу продаж, такие как: движение заинтересованного клиента по воронке, план-факт, количество сделок за отчетный период. Такие отчёты позволяют менеджеру отслеживать эффективность своих действий и устранять возникшие сложности, увеличивая при этом продажи.
• Сокращение рутинных задач. Внедрённая автоматизация позволяет свести к минимуму ручную работу, особенно ту, которая является рутинной, самостоятельное выполнение рассылок, планирование, управление клиентами и другие задачи.
• Быстрое согласование текущих вопросов. Система автоматизации сокращает время на необходимое согласование, а значит процесс принятия решения происходит гораздо быстрее.
• Эффективные коммуникации. Автоматизация повышает общую эффективность бизнеса. Все коммуникации внутри компании происходят быстро, что позволяет избежать затруднений в выполнении поставленных задач.
• Сокращение ошибок. Процессы, которые выполняет машина, имеют гораздо более точные и имеют меньше ошибок, чем выполненные человеком.
• Управление проектами. Автоматизация позволяет контролировать проекты.

Внедрив систему автоматизации в свой бизнес, вы получите немалое количество выгоды.  Для руководства компании это возможность контроля целей в реальном времени, получение понятных отчётов по эффективности компании, подразделению или отдельному сотруднику. Безопасность и минимизация рисков ещё одно преимущество для руководства, как результат внедрения автоматизации. Не нужно переживать об утечке информации при увольнении сотрудника.

Для коммерческого директора внедрение автоматизации это:

• отчётность, по которой можно отследить работу сотрудника;
• возможность упрощённого управления лидами, заявками и прослеживать эффективность рекламы;
• возможность просмотра сквозной аналитики;
• увеличение продаж за счёт уменьшения времени на повторяющиеся задачи, снижение риска ошибок, более продуктивная работа менеджеров;
• контроль исполнительской дисциплины;
• быстрый доступ к необходимой информации.

Выгоды, которые получает отдел продаж от автоматизации бизнес-процессов:

• результативная воронка продаж;
• удобное управление процессом сделки;
• управление клиентской базой;
• задачами по клиенту;
• интеграция с другими дополнительными сервисами;
• автоматическая отчётность.

Для маркетологов это:

• возможность сегментации клиентов по признакам, необходимым для маркетинговых мероприятий;
• осуществления умных рассылок;
• проведение сквозной аналитики позволяет видеть эффективность рекламы;
• действует встроенная система оценки качества и удовлетворённости.

Этапы автоматизации бизнес-процессов

Внедрение автоматизации проходит в семь этапов:

• Поставление цели и задачи. Этим занимаются топ-менеджеры организации. Им необходимо проанализировать проблемы, которыми могут быть потеря данных или документов, различные ошибки сотрудников, отсутствие единого регламента. Описать каждый процесс, работу которого может выполнить программа.
• Выбор и описание процессов бизнеса. Подбор решения. Пример таких решений: автоматическая рассылка клиентам: коммерческих предложений, кейс по решению задачи т.д.
• Написание тех задания. Это должен выполнить или штатный программист или нанятое агентство.
• Выбор программного продукта. Нужно тщательно подойти к этому вопросу, ПП должен отвечать всем необходимым требованиям сотрудников, поддерживать маркетинговые, бухгалтерские, аналитические сервисы.
• Тестирование обеспечения. Для начала устанавливают его нескольким менеджерам если все хорошо, то подключают и остальным.
• Обучение персонала. Подготавливаются инструкции и чек-листы для обучения. Если нужно, то корректировка процессов.

Чек-лист по автоматизации продаж

Скачать бесплатно

Трата времени на обучение и постановление задач, лучше, чем постоянная потеря времени на составление отчётов и аналитики. CRM построит отчёты, соберёт аналитику, на основании которой можно будет выстраивать необходимую рекламу.

Самостоятельное внедрение

Разрабатывать систему самостоятельно достаточно долго, необходимо иметь специальные знания и навыки, а также штат или как минимум одного программиста, который уже это делал. Тогда возможно всё получится.

Внедрение с помощью вендора

Такой выбор экономит время. Специалисты в этой области настроят ПО без ошибок, и помогут подобрать подходящую вашей отросли и компаний систему автоматизации. Для того чтобы все прошло успешно, нужно сформулировать проблемы и задачи организации, и передать данные программисту. К тому же необходимо договорится о тех поддержке и сервисе.

Этапы внедрения автоматизации

Внедрение автоматизации за 7 дней. Этапы:

• Первая встреча, обычно занимает около получаса. После беседы, наши специалисты смогут понять подходит ли вашему бизнесу CRM, а вы решите на сколько вам комфортно с нами работать. Во время этой встречи будет проведена демонстрация продукта, и даны ответы на возникшие вопросы.
• Второй этап - уточнение и выяснение подробностей для составления технического задания. Длительность такого этапа около 1 дня. Процесс - проведение интервьюирования с сотрудниками компании, изучение текущих процессов. Если вы до этого момента не сформировали такую систему регламентов, наши специалисты помогут её разработать. Внедрение автоматизации сделает процессы компании более гибкими и динамичными.
• Внедрение CRM. Длительность этапа - от 4 дней. Когда все регламенты и техническое задание будут готовы, наши специалисты переходят к внедрению автоматизации. Данный этап самый объёмный, так как специалистам необходимо: настроить справочники, планировщик, раздел задач, воронку продаж, лиды, монитор достижений, интеграции, заполнить шаблоны, настроить доступ и т.д.
• Тестирование. По окончанию внедрения, проводится проверка системы. Сравнивается ожидание и реальное поведение системы. Если есть несоответствия, то они устраняются.
• Проведение обучения сотрудников работе в системе. Контроль над правильностью выполняемых задач.
• Заключительный этап — это обсуждение вопросов по необходимому сопровождению.

Ошибки и риски

Внедрение автоматизации не всегда проходит гладко, могут возникнуть следующие проблемы:

• Приобретение программы, которая не подошла сотрудникам. Функции не отвечают полностью требованиям, программа сложная и замедляет работу.
• Подрядчик тратит большое количество времени на изучение компании, и навязывает ненужные дополнительные услуги.
• Во время внесения изменений есть риск выйти за пределы запланированного на автоматизацию бюджета.
• Менеджеры не хотят работать по новой системе.

Вывод

Автоматизация бизнес-процессов 1С актуальна во многих сферах, она упрощает, систематизирует работу отдела продаж, управления, производства, маркетинга, контроля качества и т.д. Внедрение CRM несёт в себе множество плюсов: безопасное хранение информации, экономия времени на рутинной работе, прозрачность процессов, возможность аналитики и отчётности.

Так как каждая сфера бизнеса уникальна, то внедрение автоматизации требует индивидуального подхода, как к отросли в целом, так и к регламентам работы.

Всё ещё не приняли решение об автоматизации? Не откладывайте. Внедрение системы повышает продуктивность сотрудников, а значит и эффективность всего вашего бизнеса.